Politique de confidentialité

Cette politique explique quelles données à caractère personnel nous conservons à votre sujet lorsque vous visitez kvyk.ai, demandez à être informé de son lancement, ou vous connectez et l’utilisez, pourquoi nous les conservons, combien de temps, et quels sont vos droits.

Qui est responsable

Equites Digital BV, Sint-Niklaasstraat 24, 3321 Outgaarden, Belgique, numéro d’entreprise 1014.475.389, RPM Louvain, TVA BE 1014.475.389, fournit kvyk.ai et est le responsable du traitement des données visées par cette politique. Pour toute question sur vos données, écrivez à privacy@kvyk.eu. Nous n’avons pas désigné de délégué à la protection des données.

Ce que cette politique ne couvre pas

Les organisations utilisent kvyk.ai pour tenir leurs propres données, comme leurs clients, leurs employés et leurs horaires de travail, et pour faire fonctionner des applications pour leurs propres clients. Pour ces données, l’organisation est le responsable du traitement et nous ne les traitons que pour son compte, conformément à l’accord de traitement des données prévu dans nos conditions générales. Si une organisation conserve des données à votre sujet, ou si vous vous connectez à l’application d’une organisation, c’est sa propre politique de confidentialité qui s’applique : adressez-vous à cette organisation.

Ce que nous conservons, et pourquoi

Lorsque vous visitez ce site web

Lorsque vous visitez kvyk.ai, documentation comprise, nous comptons la visite, pour savoir combien de personnes viennent, quelles pages elles lisent et comment elles nous ont trouvés. Pour chaque page, nous conservons son adresse (sans ce qui suit un ? ou un #), son titre, le site web qui y renvoyait, le type de navigateur, de système d’exploitation et d’appareil, ainsi que le pays, la région et la ville auxquels correspond votre adresse internet. Nous ne conservons pas votre adresse internet : à partir de celle-ci et de la description de votre navigateur, nous créons un code qui change chaque jour, de sorte que nous pouvons distinguer les visites au cours d’une même journée, mais pas vous suivre d’un jour à l’autre. Nous comptons aussi quelques étapes : l’envoi du formulaire pour être informé du lancement, un clic sur Se connecter ou Commencer, et le changement de langue. Pour celles-ci, nous conservons l’étape et, le cas échéant, la langue, jamais ce que vous avez saisi. Nous n’utilisons pour cela aucun cookie et ne conservons rien dans votre navigateur. Si votre navigateur demande aux sites web de ne pas vous suivre, votre visite n’est pas comptée.

Le comptage se fait sur nos propres serveurs dans l’Union européenne, avec Umami, un logiciel libre ; aucune autre entreprise ne le reçoit. La base juridique est notre intérêt légitime à savoir comment notre site web est utilisé, afin de l’améliorer (article 6.1.f du RGPD).

La liste d’e-mails du lancement

Si vous demandez à être informé du lancement de kvyk.ai, nous conservons votre adresse e-mail, la langue et le site (kvyk.ai ou kvyk.eu) sur lequel vous vous êtes inscrit, ainsi que la date de votre inscription et de votre confirmation. Nous les utilisons pour vous informer du lancement de kvyk.ai et pour vous envoyer de temps en temps des nouvelles du produit, et à rien d’autre.

La base juridique est votre consentement (article 6.1.a du RGPD), que vous donnez en confirmant votre adresse et que vous pouvez retirer à tout moment.

Abonnés de la page de statut

Si vous vous abonnez sur la page de statut, status.kvyk.ai, nous conservons votre adresse e-mail, votre langue, ainsi que la date de votre inscription et de votre confirmation. Nous les utilisons uniquement pour vous écrire au sujet des incidents et des maintenances planifiées, après que vous avez confirmé votre adresse depuis l’e-mail que nous vous envoyons.

La base juridique est votre consentement (article 6.1.a du RGPD), que vous donnez en confirmant votre adresse et que vous pouvez retirer à tout moment.

Votre compte

Lorsque vous vous connectez à kvyk.ai, nous conservons votre nom, votre adresse e-mail, votre langue et votre fuseau horaire, les organisations dont vous faites partie et vos rôles dans chacune d’elles, ainsi que les versions des règles d’utilisation acceptable que vous avez acceptées et quand. Lorsque vous acceptez les conditions pour une organisation en tant qu’Administrateur, nous conservons aussi que vous l’avez fait, quelle version et quand. Nous les utilisons pour vous permettre de vous connecter, pour vous montrer ce que vos rôles autorisent, pour savoir que les règles et les conditions en vigueur ont été acceptées et pour vous envoyer les e-mails dont le service a besoin, comme les codes de connexion, les invitations et les confirmations d’une nouvelle adresse.

La base juridique est le contrat (article 6.1.b du RGPD) : avec vous, ou avec l’organisation pour laquelle vous travaillez, qui a un intérêt légitime (article 6.1.f) à vous donner accès.

Données de connexion et de sécurité

Nous enregistrons les demandes de connexion et les connexions, et le journal des événements de chaque organisation enregistre qui a modifié quoi, et quand. Nos serveurs conservent aussi des journaux techniques des requêtes auxquelles ils répondent. Nous les utilisons pour assurer la sécurité de kvyk.ai et de votre organisation, pour détecter et résoudre les problèmes, et pour montrer qui a fait quoi.

La base juridique est notre intérêt légitime, et celui des organisations, à disposer d’un service sûr et traçable (article 6.1.f du RGPD).

Rester connecté à une application, et ses messages

Si vous cochez Rester connecté sur cet appareil en vous connectant à l’application d’une organisation, nous conservons une description de cet appareil (son navigateur et son système, comme « Safari sur iPhone »), quand il a été connecté et quand il a servi pour la dernière fois, pour que la page de compte de l’application puisse lister vos appareils et que vous puissiez en déconnecter un. Si vous laissez une application envoyer des messages sur votre téléphone, nous conservons l’adresse que le navigateur de votre téléphone a donnée pour cela, et le fait que vous avez désactivé ou non les messages de l’application. Pour ces données elles-mêmes, l’organisation est le responsable du traitement, comme décrit ci-dessus.

Un message va de chez nous au service de notifications du navigateur de votre téléphone, qui le remet : celui d’Apple pour Safari, de Google pour Chrome et de Mozilla pour Firefox. Le message est chiffré pour votre appareil, de sorte que le service de notifications ne peut pas le lire ; il voit seulement qu’un message part vers cette adresse, et quand. Votre navigateur a choisi ce service, selon votre accord avec son éditeur ; il peut se trouver hors de l’Espace économique européen.

Appareils partagés

Si une organisation fait tourner une application sur un appareil partagé, comme une tablette près de la porte, et que vous vous y identifiez avec votre nom et un code PIN, nous conservons votre code PIN pour cette organisation, uniquement sous forme d’empreinte à sens unique que personne ne peut relire, ainsi que le nombre de codes PIN erronés tapés d’affilée sur chaque appareil, pour le verrouiller après trop d’erreurs. Ce que vous faites via l’appareil est enregistré dans le journal des événements de l’organisation à votre nom, avec le nom de l’appareil. Nous les utilisons pour que vous puissiez vous identifier rapidement et pour empêcher quelqu’un d’autre d’agir en votre nom. La base légale est le contrat (article 6, paragraphe 1, point b) du RGPD), et l’intérêt légitime de l’organisation à savoir qui a fait quoi (article 6, paragraphe 1, point f)).

L’assistant

Ce que vous écrivez à l’assistant, et ses réponses, sont conservés dans vos conversations, que vous seul voyez. Le modèle d’IA qui fait fonctionner l’assistant est exploité par Mistral AI dans l’Union européenne. Les conversations ne sont jamais utilisées pour entraîner un modèle, ni par nous ni par Mistral. Une conversation est supprimée lorsque vous la supprimez, lorsque votre appartenance à l’organisation ou l’organisation elle-même prend fin, et après 90 jours sans activité.

Parler à l’assistant avant de vous connecter

Sur la page d’accueil, vous pouvez parler à l’assistant avant d’avoir un compte, pour décrire votre entreprise et voir le modèle de données qu’il propose. Nous conservons ce que vous écrivez, ses réponses, le modèle qu’il a proposé et la langue de la page, et la conversation passe par le même modèle d’IA chez Mistral AI dans l’Union européenne, jamais pour entraîner un modèle. Si vous donnez votre adresse e-mail à l’assistant, elle sert uniquement à remplir la page de connexion ; nous n’y envoyons rien tant que vous n’y demandez pas de code de connexion. Pour réserver la conversation à ceux qui l’ont commencée et limiter les abus, nous comptons combien de conversations et de messages viennent de votre adresse internet en une journée, en ne conservant qu’un code calculé à partir de celle-ci avec une clé secrète, jamais l’adresse elle-même.

Lorsque vous vous connectez et créez votre organisation, la conversation devient l’une de vos conversations dans celle-ci, comme décrit ci-dessus, et elle est supprimée de la page d’accueil. Une conversation que vous n’emportez pas est supprimée 24 heures après son dernier message. La base juridique est constituée des mesures que vous nous demandez de prendre avant un contrat (article 6, paragraphe 1, b) du RGPD), et de notre intérêt légitime à prévenir les abus (article 6, paragraphe 1, f) du RGPD).

Comment vous utilisez kvyk.ai

Pour voir où les gens bloquent et ce qu’il faut améliorer, nous notons ce que vous faites dans kvyk.ai : par exemple que vous avez ajouté un champ, publié, qu’une compilation d’app a échoué à une étape, ou que l’assistant n’a pas pu terminer. Pour chacun, nous conservons le type d’étape, des codes comme la raison d’un refus, des nombres et la durée, l’organisation et le moment. Jamais ce que vous écrivez, demandez ou nommez, et jamais les données de l’organisation. À la place de votre compte, nous conservons un code qui en est tiré avec une clé secrète, pour que ces notes ne vous nomment pas. Nous comptons combien de fois chaque app est ouverte par jour, mais pas par qui.

C’est activé par défaut. Vous pouvez le désactiver à tout moment sur la page de votre compte, sous Utiliser mon activité pour améliorer kvyk.ai : nous arrêtons alors, et supprimons ce que nous avons noté sous votre code. La base juridique est notre intérêt légitime à améliorer kvyk.ai (article 6.1.f du RGPD), et vous pouvez vous y opposer comme décrit dans vos droits.

Lorsque votre compte est supprimé

Lorsque votre compte est supprimé, votre nom, votre adresse e-mail, vos sessions, vos conversations avec l’assistant et ce qu’il a noté pour vous le sont aussi, ainsi que ce que nous avons noté de votre utilisation de kvyk.ai. Ce que vous avez fait dans une organisation reste dans ses données, car l’organisation doit savoir ce qui est arrivé à ses données et à ses apps : les enregistrements que vous avez ajoutés, modifiés ou dont vous êtes propriétaire, les versions d’apps que vous avez construites ou publiées, son journal des événements et son utilisation de l’assistant. Vous n’y êtes plus nommé que « Compte supprimé », le même pour toute personne dont le compte a été supprimé, à la place de votre nom, de votre adresse e-mail et de votre compte.

Deux éléments conservent votre nom, car le retirer briserait les données de l’organisation :

• L’historique du code d’une app, où chaque modification faite par l’assistant indique qui l’a demandée. Chaque version d’une app renvoie à cet historique : le réécrire ferait perdre les versions que l’organisation a publiées.
• Une invitation qu’une organisation a envoyée à votre adresse, jusqu’à ce qu’elle soit acceptée, retirée ou expirée.

La base juridique est l’intérêt légitime des organisations à disposer d’un registre fiable de leurs propres données et apps (article 6.1.f du RGPD). Ce qu’une organisation conserve à votre sujet dans ses propres données, par exemple en tant que client, relève de cette organisation, sous sa propre déclaration de confidentialité.

Payer pour Pro

Lorsqu’une organisation paie son abonnement Pro, nous conservons ce dont nous avons besoin pour la facturer : à qui adresser la facture, l’adresse de facturation et le numéro de TVA, l’adresse e-mail à laquelle les factures sont envoyées, ainsi que ses paiements et ses factures. La personne qui paie saisit ses données de carte ou bancaires sur la page de Mollie B.V., Pays-Bas, notre prestataire de paiement, jamais dans kvyk.ai ; Mollie nous indique si et quand chaque paiement a été effectué. Nous les utilisons pour encaisser les paiements, envoyer les factures et tenir notre comptabilité.

La base juridique est le contrat avec l’organisation (article 6.1.b du RGPD), et notre obligation légale de conserver les factures et la comptabilité (article 6.1.c du RGPD).

Lorsque vous nous écrivez

Si vous nous envoyez un e-mail, nous conservons votre message et notre réponse, pour vous aider et assurer le suivi. La base juridique est notre intérêt légitime à vous répondre (article 6.1.f du RGPD).

Combien de temps nous les conservons

• Visites de ce site web : 13 mois, puis elles sont supprimées.
• La liste d’e-mails du lancement : jusqu’à ce que vous vous désinscriviez. Chaque e-mail contient un lien qui supprime immédiatement votre adresse. Si vous ne confirmez jamais votre adresse, elle est supprimée après 7 jours.
• Abonnés de la page de statut : jusqu’à ce que vous vous désinscriviez. Chaque e-mail contient un lien qui supprime immédiatement votre adresse. Si vous ne confirmez jamais votre adresse, elle est supprimée après 7 jours.
• Votre compte : aussi longtemps que vous utilisez kvyk.ai. Lorsque vous ne faites plus partie d’aucune organisation, parce que vous l’avez quittée ou qu’elle a pris fin, votre compte est supprimé 30 jours plus tard. Si vous supprimez vous-même votre compte, il est supprimé immédiatement.
• Données de connexion (vos sessions et demandes de connexion) : 12 mois après leur fin.
• Appareils sur lesquels vous restez connecté : jusqu’à ce que vous déconnectiez l’appareil, 30 jours après sa dernière utilisation, ou 90 jours après votre connexion, selon ce qui arrive en premier. Adresses des messages sur le téléphone : jusqu’à ce que vous désactiviez les messages ou que votre navigateur abandonne l’adresse.
• Votre code PIN pour les appareils partagés : jusqu’à ce que vous le changiez, qu’un Administrator le réinitialise ou que votre adhésion à l’organisation prenne fin. Le nombre de codes PIN erronés est effacé dès qu’un code PIN est correct ou que le verrouillage prend fin.
• Le journal des événements d’une organisation : aussi longtemps que l’organisation existe. Il est supprimé avec elle.
• L’utilisation de l’assistant par une organisation (pour chaque réponse : qui l’a demandée, les modèles, le nombre d’appels, les tokens et le coût) : aussi longtemps que l’organisation existe. Les outils que l’assistant a utilisés pour une réponse, le temps qu’il y a passé et si les contrôles de l’app ont réussi : 90 jours. Jamais ce qui a été dit.
• Votre utilisation de kvyk.ai : 13 mois, puis seulement des nombres par jour, qui ne nomment personne. Elle est supprimée immédiatement lorsque vous la désactivez, et avec votre compte ou l’organisation.
• Factures de l’abonnement d’une organisation, avec les coordonnées de l’entreprise qui y figurent : aussi longtemps que la loi belge impose de conserver les factures, aujourd’hui dix ans, même après la suppression de l’organisation.
• Journaux techniques : 7 jours.
• Conversations avec l’assistant : comme décrit ci-dessus. Une conversation commencée sur la page d’accueil avant de vous connecter : 24 heures après son dernier message, sauf si vous l’emportez. Les comptages par adresse internet : 1 jour.
• E-mails que vous nous envoyez : aussi longtemps que nécessaire pour vous aider et assurer le suivi.

Qui les traite pour nous

Nous ne vendons pas vos données et nous ne les partageons pas à des fins publicitaires. Deux prestataires les traitent pour nous, tous deux dans le cadre d’un accord de traitement des données et tous deux dans l’Union européenne :

• Scaleway SAS, France : hébergement, bases de données, stockage de fichiers, envoi d’e-mails et journaux, dans des centres de données en France et aux Pays-Bas.
• Mistral AI SAS, France : le modèle d’IA qui fait fonctionner l’assistant.

Nous ne transférons pas vos données en dehors de l’Espace économique européen. La seule exception est une recherche sur le web effectuée par l’assistant : seule la requête de recherche, qui contient des termes généraux et aucune donnée à caractère personnel, est envoyée au service mondial de Mistral. Un message sur votre téléphone passe, chiffré, par le service de notifications de votre navigateur, comme décrit ci-dessus.

Quand une organisation reçoit des paiements dans ses applications, elle connecte son propre compte Mollie. La personne qui paie saisit ses données de paiement sur la page de Mollie B.V., Pays-Bas, jamais dans kvyk.ai. Nous n’envoyons à Mollie que ce dont le paiement a besoin : son montant, sa devise et sa description, et l’adresse où revenir. Ce que Mollie nous renvoie, par exemple si le paiement a été effectué, est conservé dans les données de l’organisation. Mollie est le prestataire de paiement de l’organisation elle-même, choisi par elle dans le cadre de son propre contrat avec Mollie, et traite le paiement selon la politique de confidentialité de Mollie.

Quand une organisation paie kvyk.ai pour son abonnement, son Administrator paie sur la page de Mollie B.V., Pays-Bas, notre propre prestataire de paiement, jamais dans kvyk.ai. Nous envoyons à Mollie le nom de l’entreprise et le montant de chaque mois, et Mollie nous indique si le paiement a été effectué. Nous vérifions le numéro de TVA de l’entreprise auprès du service de vérification de la Commission européenne (VIES). Mollie encaisse le paiement en tant que responsable du traitement indépendant, selon sa propre déclaration de confidentialité et ses obligations d’établissement de paiement agréé, et non en tant que prestataire qui traite des données pour nous.

Nous ne communiquons des données aux autorités que lorsque la loi nous y oblige.

Cookies

kvyk.ai n’utilise que les cookies dont il a besoin pour fonctionner, et compte les visites sans cookies. La politique en matière de cookies les énumère.

Vos droits

Vous pouvez demander à consulter les données que nous conservons à votre sujet, à les rectifier, à les supprimer, à limiter ce que nous en faisons, ou à les recevoir dans un format que vous pouvez emporter ailleurs. Vous pouvez vous opposer à ce que nous faisons sur la base d’un intérêt légitime, et retirer votre consentement à tout moment. Écrivez à privacy@kvyk.eu ; nous répondons dans un délai d’un mois.

Vous avez également le droit d’introduire une réclamation auprès d’une autorité de protection des données. Nous sommes établis en Belgique : notre autorité chef de file est donc l’Autorité de protection des données, rue de la Presse 35, 1000 Bruxelles (www.autoriteprotectiondonnees.be). Vous pouvez aussi contacter l’autorité de votre propre pays.

Nous ne prenons aucune décision à votre sujet fondée exclusivement sur un traitement automatisé.

Modifications

Lorsque nous modifions cette politique, nous la mettons à jour ici et changeons la date en haut de la page. Si une modification a une incidence sur la manière dont nous utilisons vos données, nous vous en informons par e-mail.