Privacyverklaring

Deze verklaring legt uit welke persoonsgegevens wij over jou bijhouden wanneer je kvyk.ai bezoekt, vraagt om op de hoogte te blijven van de lancering, of je aanmeldt en het gebruikt, waarom wij ze bijhouden, hoe lang, en wat je rechten zijn.

Wie is verantwoordelijk

Equites Digital BV, Sint-Niklaasstraat 24, 3321 Outgaarden, België, ondernemingsnummer 1014.475.389, RPR Leuven, btw BE 1014.475.389, biedt kvyk.ai aan en is de verwerkingsverantwoordelijke voor de gegevens in deze verklaring. Voor elke vraag over je gegevens kun je schrijven naar privacy@kvyk.eu. Wij hebben geen functionaris voor gegevensbescherming aangesteld.

Wat deze verklaring niet dekt

Organisaties gebruiken kvyk.ai om hun eigen gegevens bij te houden, zoals hun klanten, werknemers en werkuren, en om apps te laten draaien voor hun eigen klanten. Voor die gegevens is de organisatie de verwerkingsverantwoordelijke en verwerken wij ze alleen namens haar, onder de verwerkersovereenkomst in onze algemene voorwaarden. Als een organisatie gegevens over jou bijhoudt, of als je je aanmeldt bij de app van een organisatie, geldt haar eigen privacyverklaring: vraag ernaar bij die organisatie.

Wat wij bijhouden, en waarom

Een bezoek aan deze website

Wanneer je kvyk.ai bezoekt, de documentatie inbegrepen, tellen wij het bezoek, om te weten hoeveel mensen komen, welke pagina’s ze lezen en hoe ze ons gevonden hebben. Voor elke pagina houden wij het adres bij (zonder wat na een ? of # komt), de titel, de website die ernaar verwees, het soort browser, besturingssysteem en toestel, en het land, de regio en de stad waarnaar je internetadres wijst. Je internetadres zelf houden wij niet bij: daaruit en uit de beschrijving van je browser maken wij een code die elke dag verandert, zodat wij bezoeken binnen een dag van elkaar kunnen onderscheiden, maar je niet van de ene dag op de andere kunnen volgen. Wij tellen ook enkele stappen: het formulier verzenden om over de lancering te horen, op Aanmelden of Aan de slag klikken, en van taal wisselen. Daarvan bewaren wij de stap en, waar dat van toepassing is, de taal, nooit wat je hebt getypt. Wij gebruiken hiervoor geen cookies en bewaren niets in je browser. Als je browser websites vraagt je niet te volgen, wordt je bezoek niet geteld.

Het tellen gebeurt op onze eigen servers in de Europese Unie, met Umami, opensourcesoftware; geen enkel ander bedrijf ontvangt het. De rechtsgrond is ons gerechtvaardigd belang om te weten hoe onze website gebruikt wordt, zodat wij hem kunnen verbeteren (artikel 6, lid 1, f) AVG (GDPR)).

De e-maillijst voor de lancering

Als je vraagt om verwittigd te worden wanneer kvyk.ai wordt gelanceerd, houden wij je e-mailadres bij, de taal en de site (kvyk.ai of kvyk.eu) waarop je je hebt ingeschreven, en wanneer je je hebt ingeschreven en dat hebt bevestigd. Wij gebruiken die gegevens om je te laten weten wanneer kvyk.ai wordt gelanceerd en om je af en toe nieuws over het product te sturen, en voor niets anders.

De rechtsgrond is je toestemming (artikel 6, lid 1, a) AVG (GDPR)), die je geeft door je adres te bevestigen en die je op elk moment kunt intrekken.

Abonnees van de statuspagina

Als je je inschrijft op de statuspagina, status.kvyk.ai, houden wij je e-mailadres bij, je taal, en wanneer je je hebt ingeschreven en dat hebt bevestigd. Wij gebruiken die gegevens alleen om je te mailen over storingen en gepland onderhoud, nadat je je adres hebt bevestigd via de e-mail die wij je sturen.

De rechtsgrond is je toestemming (artikel 6, lid 1, a) AVG (GDPR)), die je geeft door je adres te bevestigen en die je op elk moment kunt intrekken.

Je account

Wanneer je je aanmeldt bij kvyk.ai, houden wij je naam bij, je e-mailadres, je taal en tijdzone, de organisaties waartoe je behoort, met je rollen in elk ervan, en welke versies van de regels voor aanvaardbaar gebruik je aanvaard hebt en wanneer. Wanneer je als Beheerder de voorwaarden voor een organisatie aanvaardt, houden wij ook bij dat jij dat deed, welke versie en wanneer. Wij gebruiken die om je te laten aanmelden, om je te tonen wat je rollen toelaten, om te weten dat de geldende regels en voorwaarden aanvaard zijn, en om je de e-mails te sturen die de dienst nodig heeft, zoals aanmeldcodes, uitnodigingen en bevestigingen van een nieuw adres.

De rechtsgrond is de overeenkomst (artikel 6, lid 1, b) AVG): met jou, of met de organisatie waarvoor je werkt, die een gerechtvaardigd belang heeft (artikel 6, lid 1, f)) om je toegang te geven.

Aanmeld- en beveiligingsgegevens

Wij leggen vast wanneer iemand vraagt om zich aan te melden en zich aanmeldt, en het gebeurtenislogboek van elke organisatie legt vast wie wat heeft gewijzigd, en wanneer. Onze servers houden ook technische logboeken bij van de verzoeken die ze beantwoorden. Wij gebruiken die om kvyk.ai en je organisatie veilig te houden, om problemen op te sporen en op te lossen, en om te tonen wie wat heeft gedaan.

De rechtsgrond is ons gerechtvaardigd belang, en dat van de organisaties, bij een veilige dienst waarin verantwoording kan worden afgelegd (artikel 6, lid 1, f) AVG).

Aangemeld blijven bij een app, en zijn berichten

Vink je Aangemeld blijven op dit apparaat aan wanneer je je aanmeldt bij de app van een organisatie, dan houden wij een beschrijving van dat apparaat bij (de browser en het systeem, zoals “Safari op iPhone”), wanneer het werd aangemeld en wanneer het het laatst werd gebruikt, zodat de accountpagina van de app je apparaten kan tonen en je er een kunt afmelden. Laat je een app berichten sturen naar je telefoon, dan houden wij het adres bij dat de browser van je telefoon daarvoor gaf, en of je de berichten van de app hebt uitgezet. Voor die gegevens zelf is de organisatie de verwerkingsverantwoordelijke, zoals hierboven beschreven.

Een bericht gaat van ons naar de pushdienst van de browser van je telefoon, die het aflevert: die van Apple voor Safari, van Google voor Chrome en van Mozilla voor Firefox. Het bericht is versleuteld voor je toestel, zodat de pushdienst het niet kan lezen; die ziet alleen dat er een bericht naar dat adres gaat, en wanneer. Je browser koos die dienst, onder je overeenkomst met de maker ervan; ze kan buiten de Europese Economische Ruimte liggen.

Gedeelde toestellen

Als een organisatie een app laat draaien op een gedeeld toestel, zoals een tablet bij de deur, en je je daarop bekendmaakt met je naam en een pincode, bewaren wij je pincode voor die organisatie, alleen als een hash die niemand kan terugrekenen, en hoeveel verkeerde pincodes na elkaar op elk toestel werden getypt, om het na te veel te vergrendelen. Wat je via het toestel doet, staat in het gebeurtenissenlog van de organisatie op jouw naam, met de naam van het toestel. Wij gebruiken dit om je snel te laten bekendmaken en om te voorkomen dat iemand anders als jou handelt. De rechtsgrond is de overeenkomst (artikel 6, lid 1, b AVG), en het gerechtvaardigd belang van de organisatie om te weten wie wat deed (artikel 6, lid 1, f).

De assistent

Wat je aan de assistent schrijft, en zijn antwoorden, worden bewaard in je gesprekken, die alleen jij ziet. Het AI-model achter de assistent wordt beheerd door Mistral AI in de Europese Unie. Gesprekken worden nooit gebruikt om een model te trainen, niet door ons en niet door Mistral. Een gesprek wordt verwijderd wanneer je het verwijdert, wanneer je lidmaatschap of de organisatie eindigt, en na 90 dagen zonder activiteit.

Met de assistent praten voor je je aanmeldt

Op de startpagina kun je met de assistent praten voor je een account hebt, om je bedrijf te beschrijven en het datamodel te zien dat hij voorstelt. Wij bewaren wat je schrijft, zijn antwoorden, het model dat hij voorstelde en de taal van de pagina, en het gesprek loopt via hetzelfde AI-model bij Mistral AI in de Europese Unie, nooit om een model te trainen. Geef je de assistent je e-mailadres, dan wordt het alleen gebruikt om de aanmeldpagina in te vullen; wij sturen er niets naartoe tot je daar een aanmeldcode vraagt. Om het gesprek bij wie het begon te houden en misbruik te beperken, tellen wij hoeveel gesprekken en berichten er op een dag van je internetadres komen, en bewaren daarvan alleen een code die met een geheime sleutel uit het adres gemaakt is, nooit het adres zelf.

Wanneer je je aanmeldt en je organisatie aanmaakt, wordt het gesprek een van je gesprekken daar, zoals hierboven beschreven, en wordt het bij de startpagina verwijderd. Een gesprek dat je niet meeneemt, wordt 24 uur na het laatste bericht verwijderd. De rechtsgrond is de stappen die je ons vraagt te zetten voor een overeenkomst (AVG artikel 6, lid 1, b), en ons gerechtvaardigd belang om misbruik te voorkomen (AVG artikel 6, lid 1, f).

Hoe je kvyk.ai gebruikt

Om te zien waar mensen vastlopen en wat beter kan, noteren wij wat je in kvyk.ai doet: bijvoorbeeld dat je een veld toevoegde, publiceerde, dat een app-build bij een stap mislukte, of dat de assistent iets niet kon afmaken. Van elk ervan bewaren wij welk soort stap het was, codes zoals waarom iets geweigerd werd, aantallen en hoe lang het duurde, de organisatie en wanneer. Nooit wat je schrijft, vraagt of een naam geeft, en nooit de gegevens van de organisatie. In plaats van je account bewaren wij een code die er met een geheime sleutel van gemaakt is, zodat deze notities je niet noemen. Wij tellen hoe vaak elke app per dag geopend wordt, maar niet door wie.

Dit staat standaard aan. Je kunt het altijd uitzetten op je accountpagina, bij Mijn gebruik gebruiken om kvyk.ai te verbeteren: dan stoppen wij, en verwijderen wij wat wij onder je code noteerden. De rechtsgrond is ons gerechtvaardigd belang om kvyk.ai te verbeteren (artikel 6, lid 1, f) AVG), en je kunt er bezwaar tegen maken zoals beschreven bij je rechten.

Wanneer je account verwijderd wordt

Wanneer je account verwijderd wordt, verdwijnen ook je naam, je e-mailadres, je sessies, je gesprekken met de assistent en wat die voor jou noteerde, en wat wij noteerden over hoe je kvyk.ai gebruikt. Wat je in een organisatie deed, blijft in haar gegevens, omdat de organisatie moet weten wat er met haar gegevens en apps gebeurd is: de records die je toevoegde, wijzigde of bezit, de versies van apps die je bouwde of publiceerde, haar gebeurtenislogboek en haar gebruik van de assistent. Daar heet je alleen nog “Verwijderd account”, voor iedereen van wie het account verwijderd is hetzelfde, in plaats van je naam, je e-mailadres en je account.

Twee zaken houden je naam, omdat het weghalen ervan de gegevens van de organisatie zou breken:

• De geschiedenis van de code van een app, waarin elke wijziging via de assistent vermeldt wie erom vroeg. Elke versie van een app verwijst naar die geschiedenis, dus ze herschrijven zou de versies verliezen die de organisatie publiceerde.
• Een uitnodiging die een organisatie naar je adres stuurde, tot ze aanvaard, ingetrokken of verlopen is.

De rechtsgrond is het gerechtvaardigd belang van de organisaties bij een verantwoorde registratie van hun eigen gegevens en apps (artikel 6, lid 1, f) AVG). Wat een organisatie in haar eigen gegevens over je bijhoudt, bijvoorbeeld als haar klant, zijn de gegevens van die organisatie, onder haar eigen privacyverklaring.

Betalen voor Pro

Wanneer een organisatie betaalt voor haar Pro-abonnement, houden wij bij wat we nodig hebben om haar te factureren: aan wie we factureren, het factuuradres en btw-nummer, het e-mailadres waar de facturen naartoe gaan, en haar betalingen en facturen. Wie betaalt, geeft zijn kaart- of bankgegevens in op de pagina van Mollie B.V., Nederland, onze betaaldienstverlener, nooit in kvyk.ai; Mollie laat ons weten of en wanneer elke betaling gebeurd is. Wij gebruiken dit om de betalingen te innen, facturen te sturen en onze boekhouding te voeren.

De rechtsgrond is de overeenkomst met de organisatie (artikel 6, lid 1, b) AVG), en onze wettelijke verplichting om facturen en een boekhouding bij te houden (artikel 6, lid 1, c) AVG).

Wanneer je ons schrijft

Als je ons e-mailt, bewaren wij je bericht en ons antwoord, om je te helpen en de zaak op te volgen. De rechtsgrond is ons gerechtvaardigd belang om je te antwoorden (artikel 6, lid 1, f) AVG).

Hoe lang wij ze bewaren

• Bezoeken aan deze website: 13 maanden, daarna worden ze verwijderd.
• De e-maillijst voor de lancering: tot je je uitschrijft. Elke e-mail bevat een link die je adres onmiddellijk verwijdert. Als je je adres nooit bevestigt, wordt het na 7 dagen verwijderd.
• Abonnees van de statuspagina: tot je je uitschrijft. Elke e-mail bevat een link die je adres onmiddellijk verwijdert. Als je je adres nooit bevestigt, wordt het na 7 dagen verwijderd.
• Je account: zolang je kvyk.ai gebruikt. Wanneer je tot geen enkele organisatie meer behoort, omdat je ze verliet of omdat ze eindigde, wordt je account 30 dagen later verwijderd. Verwijder je je account zelf, dan wordt het meteen verwijderd.
• Aanmeldgegevens (je sessies en aanmeldverzoeken): 12 maanden nadat ze aflopen.
• Apparaten waarop je aangemeld blijft: tot je het apparaat afmeldt, 30 dagen nadat je het het laatst gebruikte, of 90 dagen nadat je je aanmeldde, wat het eerst komt. Adressen voor berichten op je telefoon: tot je de berichten uitzet of je browser het adres laat vallen.
• Je pincode voor gedeelde toestellen: tot je hem wijzigt, een Administrator hem reset of je lidmaatschap van de organisatie eindigt. Het aantal verkeerde pincodes wordt gewist zodra een pincode juist is of de vergrendeling afloopt.
• Het gebeurtenislogboek van een organisatie: zolang de organisatie bestaat. Het wordt samen met de organisatie verwijderd.
• Het gebruik van de assistent door een organisatie (per antwoord: wie het vroeg, de modellen, het aantal aanroepen, tokens en kosten): zolang de organisatie bestaat. Welke tools de assistent voor een antwoord gebruikte, hoe lang hij eraan werkte en of de controles van de app slaagden: 90 dagen. Nooit wat er gezegd werd.
• Hoe je kvyk.ai gebruikt: 13 maanden, daarna alleen aantallen per dag, die niemand noemen. Het wordt meteen verwijderd wanneer je het uitzet, en samen met je account of de organisatie.
• Facturen voor het abonnement van een organisatie, met de bedrijfsgegevens erop: zo lang de Belgische wet het bewaren van facturen vraagt, vandaag tien jaar, ook nadat de organisatie verwijderd is.
• Technische logboeken: 7 dagen.
• Gesprekken met de assistent: zoals hierboven beschreven. Een gesprek dat op de startpagina begon voor je je aanmeldde: 24 uur na het laatste bericht, tenzij je het meeneemt. De tellingen per internetadres: 1 dag.
• E-mails die je ons stuurt: zolang nodig om je te helpen en de zaak op te volgen.

Wie ze voor ons verwerkt

Wij verkopen je gegevens niet en wij delen ze niet voor reclame. Twee leveranciers verwerken ze voor ons, allebei onder een verwerkersovereenkomst en allebei in de Europese Unie:

• Scaleway SAS, Frankrijk: hosting, databanken, bestandsopslag, verzending van e-mails en logboeken, in datacenters in Frankrijk en Nederland.
• Mistral AI SAS, Frankrijk: het AI-model achter de assistent.

Wij geven je gegevens niet door buiten de Europese Economische Ruimte. De enige uitzondering is een zoekopdracht op het web die de assistent uitvoert: alleen de zoekterm, die algemene termen en geen persoonsgegevens bevat, gaat naar de wereldwijde dienst van Mistral. Een bericht op je telefoon gaat versleuteld via de pushdienst van je browser, zoals hierboven beschreven.

Neemt een organisatie betalingen aan in haar apps, dan koppelt ze haar eigen Mollie-account. Wie betaalt, geeft zijn betaalgegevens in op de pagina van Mollie B.V., Nederland, nooit in kvyk.ai. Wij sturen Mollie alleen wat de betaling nodig heeft: het bedrag, de munt en de omschrijving, en het adres om naar terug te keren. Wat Mollie ons terugmeldt, zoals of er betaald is, wordt bewaard in de gegevens van de organisatie. Mollie is de eigen betaaldienst van de organisatie, door haar gekozen onder haar eigen overeenkomst met Mollie, en verwerkt de betaling volgens de privacyverklaring van Mollie.

Betaalt een organisatie kvyk.ai voor haar abonnement, dan betaalt haar Administrator op de pagina van Mollie B.V., Nederland, onze eigen betaaldienst, nooit in kvyk.ai. Wij sturen Mollie de naam van het bedrijf en het bedrag van elke maand, en Mollie meldt ons of er betaald is. Het btw-nummer van het bedrijf controleren wij bij de btw-controle van de Europese Commissie (VIES). Mollie neemt de betaling aan als zelfstandige verwerkingsverantwoordelijke, onder haar eigen privacyverklaring en haar plichten als erkende betaalinstelling, niet als leverancier die gegevens voor ons verwerkt.

Wij geven gegevens alleen aan overheden wanneer de wet ons daartoe verplicht.

Cookies

kvyk.ai gebruikt alleen de cookies die het nodig heeft om te werken, en telt bezoeken zonder cookies. Het cookiebeleid somt ze op.

Je rechten

Je kunt vragen om de gegevens die wij over jou bijhouden in te zien, te verbeteren of te wissen, om te beperken wat wij ermee doen, of om ze te ontvangen in een formaat dat je elders kunt gebruiken. Je kunt bezwaar maken tegen wat wij doen op basis van een gerechtvaardigd belang, en je toestemming op elk moment intrekken. Schrijf naar privacy@kvyk.eu; wij antwoorden binnen een maand.

Je hebt ook het recht een klacht in te dienen bij een gegevensbeschermingsautoriteit. Wij zijn gevestigd in België, dus onze leidende autoriteit is de Gegevensbeschermingsautoriteit, Drukpersstraat 35, 1000 Brussel (www.gegevensbeschermingsautoriteit.be). Je kunt ook contact opnemen met de autoriteit in je eigen land.

Wij nemen geen beslissingen over jou die uitsluitend gebaseerd zijn op geautomatiseerde verwerking.

Wijzigingen

Wanneer wij deze verklaring wijzigen, passen wij ze hier aan en wijzigen wij de datum bovenaan. Als een wijziging van belang is voor hoe wij je gegevens gebruiken, laten wij je dat per e-mail weten.