Conditions générales

1. À propos de ces conditions

Ces conditions forment le contrat entre Equites Digital BV, qui fournit kvyk.ai (“kvyk.ai”, “nous”), et l’organisation qui utilise kvyk.ai (le “client”). L’accord de traitement des données figurant en annexe en fait partie.

Le client accepte ces conditions lorsqu’une personne crée une organisation sur kvyk.ai. Cette personne confirme qu’elle peut agir pour le client et accepter ces conditions en son nom.

kvyk.ai est destiné aux entreprises et aux autres organisations, pour leur activité professionnelle. Il n’est pas proposé aux consommateurs.

Ces conditions sont rédigées en anglais, en néerlandais et en français. En cas de divergence entre les versions, la version anglaise prévaut.

2. Termes utilisés dans ces conditions

• Service : kvyk.ai, la plateforme sur laquelle le client décrit, construit, exécute et modifie des applications métier pilotées par l’IA, avec son tableau de bord, son assistant, ses applications et la documentation.
• Organisation : l’espace propre du client sur kvyk.ai, avec ses données, ses personnes et ses applications.
• Utilisateurs : les personnes que le client autorise à utiliser le service : les personnes qu’il invite dans son organisation, et ses propres clients qui se connectent à ses applications.
• Données du client : les données que le client et ses utilisateurs introduisent dans le service, comme des enregistrements, des fichiers et ce qu’ils écrivent à l’assistant.
• Applications : les applications que kvyk.ai construit et exécute pour le client dans son organisation.

3. Le service

Nous fournissons le service tel qu’il est décrit dans la documentation sur kvyk.ai/fr/docs. kvyk.ai est en accès anticipé : nous continuons à l’améliorer, et des fonctionnalités peuvent être ajoutées, modifiées ou supprimées. Lorsqu’une modification retire quelque chose sur lequel le client compte, nous en informons à l’avance les Administrateurs du client lorsque c’est possible.

4. Utilisateurs et comptes

Le client décide qui peut utiliser son organisation et avec quel rôle, et tient ces informations à jour. Le client est responsable de ce que ses utilisateurs font dans le service et veille à ce qu’ils respectent ces conditions.

Toute personne qui utilise kvyk.ai accepte les règles d’utilisation acceptable dans le tableau de bord avant de l’utiliser, et à nouveau lorsque ces règles changent. Les utilisateurs se connectent avec leur adresse e-mail ; ils ne donnent à personne d’autre l’accès à leur boîte de réception.

5. Utilisation acceptable

Le client et ses utilisateurs n’utilisent pas le service :

• pour quoi que ce soit d’illégal, ou pour stocker ou partager un contenu illégal ou qui porte atteinte aux droits d’autrui ;
• pour diffuser des logiciels malveillants, ou pour envoyer du spam ou d’autres messages non sollicités ;
• pour tenter de forcer, de surcharger ou de contourner la sécurité du service, ou pour accéder aux données d’autres organisations ;
• pour revendre le service, ou le proposer à des tiers comme un service qui leur serait propre, sans notre accord écrit.

Si le client ou un utilisateur enfreint ces règles, nous pouvons suspendre l’organisation ou l’utilisateur. Nous en informons d’abord le client et lui donnons la possibilité de remédier à la situation, sauf si le manquement est grave ou si nous devons agir immédiatement pour protéger le service, les autres clients ou les personnes concernées. Nous levons la suspension dès que la cause a disparu.

6. Abonnements, prix et paiement

kvyk.ai propose deux abonnements, Free et Pro. Ce que contient et coûte chaque abonnement figure sur la page des tarifs, et les paramètres de l’organisation montrent ce que chaque abonnement permet. L’abonnement Free est gratuit, aussi longtemps que le client l’utilise. L’abonnement Pro coûte 19 EUR par organisation et par mois, hors TVA, payé mensuellement à l’avance. Il n’y a pas de mois gratuit de Pro.

Seules les entreprises peuvent payer, avec leur numéro de TVA. Une entreprise établie en Belgique paie la TVA belge ; pour une entreprise établie ailleurs dans l’Union européenne dont la vérification de TVA de l’UE confirme le numéro, la TVA est autoliquidée. Les paiements passent par Mollie B.V., Pays-Bas, notre prestataire de paiement.

Un Administrator fait passer l’organisation à Pro en payant son premier mois. L’organisation est sur Pro dès que le paiement est passé, et chaque mois suivant est prélevé le même jour du mois. La facture de chaque mois payé peut être téléchargée dans les paramètres de l’organisation.

Un Administrator peut arrêter à tout moment. Plus aucun paiement n’est prélevé, et Pro court jusqu’à la fin du mois payé. Les mois payés ne sont pas remboursés.

Quand un paiement échoue ou est annulé, nous en informons les Administrators, et l’organisation reste sur Pro pendant 14 jours pour payer. Si rien n’est payé dans ce délai, l’organisation passe à Free. Passer à Free ne retire rien : ce que l’organisation a reste, elle ne peut simplement pas ajouter plus que ce que Free permet.

Nous annonçons un changement de prix au moins 30 jours avant qu’il ne s’applique, et le client peut arrêter avant cette date. Les prix de la page des tarifs sont des prix de lancement : un client qui s’inscrit pendant qu’ils s’appliquent les conserve pendant 6 mois après un changement, et le changement ne s’applique à lui qu’après ces 6 mois.

7. Disponibilité et support

Nous faisons de notre mieux pour que le service reste disponible et fonctionne, mais pendant l’accès anticipé nous ne garantissons aucun niveau de disponibilité. Nous visons une disponibilité du service de 99,5 % de chaque mois civil, comme objectif et non comme promesse.

La page de statut status.kvyk.ai vérifie chaque minute le tableau de bord, les applications, l’assistant, ainsi que la connexion et l’e-mail, depuis l’extérieur de la plateforme, et affiche la disponibilité des 90 derniers jours. Nous y publions chaque incident, ses mises à jour et chaque maintenance planifiée, et chacun peut s’y abonner par e-mail ; le tableau de bord affiche un avis tant que l’un d’eux est en cours. Nous annonçons à l’avance les maintenances planifiées lorsque c’est possible. Le support se fait par e-mail.

8. Données du client

Le client est propriétaire de ses données. Nous utilisons les données du client uniquement pour lui fournir le service, comme le prévoit l’accord de traitement des données figurant en annexe. Nous ne les vendons pas, et nous ne les utilisons pas, ni ne laissons nos sous-traitants ultérieurs les utiliser, pour entraîner des modèles d’IA.

Le client peut exporter ses données du service à tout moment pendant la durée du contrat, et pendant 30 jours après sa fin.

Le service propose une déclaration de confidentialité que le client peut utiliser pour ses applications, publiée et hébergée par nous au nom du client et complétée avec les coordonnées que le client indique. Il s’agit d’un modèle, proposé tel quel : il ne constitue pas un conseil juridique. Le client, en tant que responsable du traitement, vérifie qu’il correspond à ce qu’il fait avant de le choisir et tant qu’il l’utilise, et reste responsable de ce qu’il communique aux personnes dont il conserve les données.

9. Propriété intellectuelle

Tout ce qui se trouve dans le service, à l’exception des données du client, reste la propriété de kvyk.ai : la plateforme, son logiciel, les applications, y compris leur code et les éléments dont elles sont constituées, les modèles, le design et la documentation.

Pendant la durée du contrat, le client peut utiliser le service et les applications construites pour lui dans le cadre de sa propre activité. Ce droit n’est pas transférable et prend fin à la fin du contrat.

Si le client nous envoie des idées ou des commentaires, nous pouvons les utiliser librement.

10. Confidentialité

Chaque partie garde confidentiel ce qu’elle apprend sur les activités de l’autre par le biais du service et qui n’est pas public, et ne l’utilise que pour l’exécution de ce contrat. Cette obligation se poursuit après la fin du contrat.

11. Responsabilité

Notre responsabilité totale au titre de ces conditions est limitée aux montants que le client nous a payés pour le service au cours des 12 mois précédant l’événement à l’origine du dommage.

Nous ne sommes pas responsables des dommages indirects, comme la perte de bénéfices, de chiffre d’affaires, de clientèle ou d’économies.

Ces limites ne s’appliquent pas aux dommages que nous causons intentionnellement ou par faute grave, ni lorsque la loi ne permet pas de limiter la responsabilité.

Le client est responsable des données du client que lui-même et ses utilisateurs introduisent dans le service, et de l’usage qu’ils en font.

12. Durée et fin du contrat

Le contrat commence lorsque l’organisation est créée et court jusqu’à ce qu’il y soit mis fin.

• Le client peut y mettre fin à tout moment : un Administrateur le fait dans les Paramètres de l’organisation, ou le client nous en informe par e-mail.
• Nous pouvons y mettre fin en informant le client au moins 30 jours à l’avance.
• Chaque partie peut y mettre fin immédiatement si l’autre manque gravement à ces conditions et n’y remédie pas dans les 14 jours suivant la demande qui lui en est faite.

Après la fin du contrat, le client peut encore exporter ses données pendant 30 jours. Ensuite, nous supprimons l’organisation et ses données. Les copies figurant dans nos sauvegardes sont supprimées à mesure que ces sauvegardes expirent.

13. Modifications de ces conditions

Nous pouvons modifier ces conditions. Nous en informons les Administrateurs du client par e-mail au moins 30 jours avant qu’une nouvelle version n’entre en vigueur. La date en haut de cette page est le jour où la version en vigueur est entrée en vigueur.

À partir de ce jour, un Administrateur accepte la nouvelle version pour le client dans le tableau de bord. Tant qu’aucun ne l’a fait, le tableau de bord la demande et indique quand se terminent les 30 jours mentionnés ci-dessous, et les apps de l’organisation continuent de fonctionner.

Pendant 30 jours après l’entrée en vigueur d’une nouvelle version, la version précédente continue de s’appliquer au client qui n’a pas accepté la nouvelle. Nous le rappelons à ses Administrateurs par e-mail 7 et 23 jours après l’entrée en vigueur de la nouvelle version, sauf si l’organisation prend fin ou est suspendue. Si le client n’est pas d’accord, il peut mettre fin au contrat dans ces 30 jours ; la version précédente s’applique alors jusqu’à la fin du contrat et à ce qui suit selon l’article 12. Si, dans ces 30 jours, le client n’accepte pas la nouvelle version et ne met pas fin au contrat, la poursuite de l’utilisation du service au-delà vaut acceptation de celle-ci.

14. Droit applicable et tribunaux compétents

Ces conditions sont régies par le droit belge. Tout litige est porté devant les tribunaux de Louvain (Leuven), Belgique.

15. Contact

Equites Digital BV, Sint-Niklaasstraat 24, 3321 Outgaarden, Belgique, numéro d’entreprise 1014.475.389, RPM Louvain, TVA BE 1014.475.389. E-mail : privacy@kvyk.eu.

Annexe : accord de traitement des données

Cette annexe s’applique lorsque nous traitons des données à caractère personnel pour le compte du client. Elle constitue le contrat exigé par l’article 28 du Règlement général sur la protection des données (RGPD).

A1. Rôles

Pour les données à caractère personnel contenues dans les données du client, le client est le responsable du traitement : il décide de ce qui y est introduit et de l’usage qui en est fait. Nous sommes son sous-traitant : nous stockons et traitons ces données uniquement pour fournir le service. Pour les comptes de nos propres utilisateurs, nous sommes nous-mêmes responsable du traitement ; notre politique de confidentialité explique cette partie.

A2. Ce que nous traitons

• Finalité : la fourniture du service : stocker les données, les montrer aux utilisateurs autorisés à les voir, exécuter les applications et permettre à l’assistant de les utiliser lorsque le client l’autorise.
• Personnes concernées : toute personne sur laquelle le client conserve des données, comme ses employés, ses clients, ses fournisseurs et ses contacts, ainsi que ses utilisateurs.
• Types de données : tout ce que le client y introduit, généralement des noms, des coordonnées, des horaires de travail et d’autres données d’entreprise, ainsi que des fichiers.
• Durée : pendant la durée du contrat, plus les 30 jours prévus ensuite pour l’export.

kvyk.ai n’est pas conçu pour les catégories particulières de données à caractère personnel, comme les données de santé. Le client ne stocke de telles données dans kvyk.ai qu’après avoir estimé que les mesures prévues dans cette annexe lui suffisent.

A3. Instructions

Nous traitons les données uniquement sur instruction du client. Ces conditions et l’utilisation que le client fait du service, y compris les paramètres qu’il choisit, constituent ces instructions. Si nous estimons qu’une instruction enfreint la loi, nous en informons le client. Si la loi nous oblige à traiter les données autrement, nous en informons d’abord le client, sauf si la loi l’interdit.

A4. Confidentialité

Les personnes qui travaillent pour nous sur kvyk.ai sont tenues à la confidentialité, et n’accèdent aux données du client que lorsque c’est nécessaire pour fournir le service ou aider le client à l’utiliser.

A5. Sécurité

Nous protégeons les données du client par des mesures techniques et organisationnelles adaptées au risque, notamment :

• les données de chaque organisation sont séparées de celles de toutes les autres organisations ;
• les utilisateurs n’accèdent qu’à ce que leurs rôles autorisent, et l’assistant agit toujours avec les seuls accès de la personne qui l’utilise ;
• la connexion ne nécessite aucun mot de passe : elle utilise un code ou un lien envoyé par e-mail, valable une seule fois et qui expire ;
• les connexions sont chiffrées ;
• les modifications sont enregistrées dans le journal des événements de l’organisation ;
• les fichiers téléversés sont analysés pour détecter les logiciels malveillants ;
• les données sont hébergées dans l’Union européenne.

A6. Sous-traitants ultérieurs

Le client nous autorise à faire appel aux sous-traitants ultérieurs suivants :

Sous-traitant ultérieur	Pour quoi	Où
Scaleway SAS, France	Hébergement, bases de données, stockage de fichiers, envoi d’e-mails et journaux	Centres de données en France et aux Pays-Bas
Mistral AI SAS, France	Le modèle d’IA qui fait fonctionner l’assistant et la construction des applications	Union européenne et AELE
Mollie B.V., Pays-Bas	Les paiements dans les applications du client, seulement une fois que le client connecte son propre compte Mollie	Union européenne

Mistral traite les demandes de l’assistant dans l’Union européenne et l’AELE. La seule exception est une recherche sur le web effectuée par l’assistant : seule la requête de recherche, qui contient des termes généraux et aucune donnée à caractère personnel, est envoyée au service mondial de Mistral.

Quand un utilisateur laisse une application envoyer des messages sur son téléphone, chaque message passe par le service de notifications du navigateur de cet utilisateur (celui d’Apple, de Google ou de Mozilla), que le navigateur a choisi, pas nous. Le message est chiffré pour l’appareil de l’utilisateur, de sorte que le service de notifications ne peut pas le lire : il voit seulement l’adresse de notification de l’appareil et quand un message lui est envoyé.

Quand le client connecte son propre compte Mollie, nous envoyons à Mollie, sur instruction du client, ce dont chaque paiement demandé par ses applications a besoin : le montant, la devise, la description et l’adresse où revenir. La personne qui paie saisit ses données de paiement sur la page de Mollie, pas dans le service. Mollie traite le paiement dans le cadre du propre contrat du client avec elle ; nous conservons chiffrées les clés qui nous permettent d’agir pour ce compte, jamais dans les données du client, et le client peut déconnecter le compte à tout moment.

Pour l’abonnement Pro du client, Mollie n’est pas notre sous-traitant : elle encaisse ce paiement en tant que responsable du traitement indépendant, selon ses propres conditions et sa propre déclaration de confidentialité. La personne qui paie saisit ses données de paiement sur la page de Mollie, pas dans le service, et Mollie nous indique si et quand chaque paiement a été effectué.

Nous informons le client au moins 30 jours avant d’ajouter ou de remplacer un sous-traitant ultérieur. Le client peut s’y opposer pour un motif légitime ; si nous ne trouvons pas de solution ensemble, le client peut mettre fin au contrat avant que la modification ne s’applique. Chaque sous-traitant ultérieur est tenu aux mêmes obligations en matière de protection des données que nous, et nous en restons responsables.

A7. Transferts hors de l’Union européenne

Nous ne transférons pas les données du client en dehors de l’Espace économique européen, à l’exception des requêtes de recherche décrites ci-dessus. Les messages sur le téléphone passent, chiffrés, par le service de notifications du navigateur de l’utilisateur, comme décrit ci-dessus.

A8. Assistance au client

Nous aidons le client, dans la mesure du possible, à répondre aux demandes des personnes concernées (pour consulter, rectifier ou supprimer leurs données), dont il peut traiter la plupart lui-même dans le service. Nous l’aidons également en matière de sécurité, d’analyses d’impact relatives à la protection des données et de consultations d’une autorité de contrôle, lorsqu’elles concernent notre traitement.

A9. Violations de données à caractère personnel

Si nous avons connaissance d’une violation des données du client, nous en informons le client dans les meilleurs délais, avec ce que nous en savons et ce que nous faisons pour y remédier, afin qu’il puisse remplir ses propres obligations.

A10. Fin du traitement

À la fin du contrat, le client peut exporter ses données pendant 30 jours. Ensuite, nous les supprimons, sauf si la loi nous oblige à les conserver. Les copies figurant dans les sauvegardes sont supprimées à mesure que ces sauvegardes expirent.

A11. Audits

Nous fournissons au client les informations dont il a besoin pour démontrer que cette annexe est respectée. Le client peut faire auditer notre conformité par un auditeur indépendant tenu à la confidentialité, une fois par an au maximum, sauf en cas de violation, moyennant un préavis de 30 jours et à ses propres frais.

A12. Responsabilité

Les règles de responsabilité de ces conditions s’appliquent également à cette annexe, dans la mesure où le RGPD le permet.