Algemene voorwaarden

1. Over deze voorwaarden

Deze voorwaarden vormen de overeenkomst tussen Equites Digital BV, die kvyk.ai aanbiedt (“kvyk.ai”, “wij”, “ons”), en de organisatie die kvyk.ai gebruikt (de “klant”). De verwerkersovereenkomst in de bijlage maakt er deel van uit.

De klant aanvaardt deze voorwaarden wanneer een persoon een organisatie aanmaakt op kvyk.ai. Die persoon bevestigt dat hij of zij namens de klant mag optreden en deze voorwaarden in zijn naam mag aanvaarden.

kvyk.ai is bedoeld voor ondernemingen en andere organisaties, voor hun beroepsactiviteit. Het wordt niet aangeboden aan consumenten.

Deze voorwaarden zijn opgesteld in het Engels, het Nederlands en het Frans. Bij verschillen tussen de versies geldt de Engelse versie.

2. Begrippen in deze voorwaarden

• Dienst: kvyk.ai, het platform waarop de klant AI-gedreven bedrijfsapps beschrijft, bouwt, laat draaien en wijzigt, met het dashboard, de assistent, de apps en de documentatie.
• Organisatie: de eigen ruimte van de klant op kvyk.ai, met zijn gegevens, zijn mensen en zijn apps.
• Gebruikers: de personen die de klant de dienst laat gebruiken: de personen die hij uitnodigt in zijn organisatie, en zijn eigen klanten die zich aanmelden bij zijn apps.
• Klantgegevens: de gegevens die de klant en zijn gebruikers in de dienst invoeren, zoals records, bestanden en wat ze aan de assistent schrijven.
• Apps: de toepassingen die kvyk.ai voor de klant bouwt en laat draaien in zijn organisatie.

3. De dienst

Wij leveren de dienst zoals beschreven in de documentatie op kvyk.ai/nl/docs. kvyk.ai bevindt zich in early access: wij blijven het verbeteren, en functies kunnen worden toegevoegd, gewijzigd of verwijderd. Wanneer een wijziging iets wegneemt waarop de klant rekent, verwittigen wij de Beheerders van de klant waar mogelijk vooraf.

4. Gebruikers en accounts

De klant bepaalt wie zijn organisatie mag gebruiken en met welke rol, en houdt dat up-to-date. De klant is verantwoordelijk voor wat zijn gebruikers in de dienst doen en zorgt ervoor dat zij deze voorwaarden naleven.

Iedere persoon die kvyk.ai gebruikt, aanvaardt de regels voor aanvaardbaar gebruik in het dashboard bij het eerste gebruik, en opnieuw wanneer de regels wijzigen. Gebruikers melden zich aan met hun e-mailadres; zij geven niemand anders toegang tot hun mailbox.

5. Aanvaardbaar gebruik

De klant en zijn gebruikers gebruiken de dienst niet:

• voor iets wat onwettig is, of om inhoud op te slaan of te delen die onwettig is of de rechten van anderen schendt;
• om malware te verspreiden, of om spam of andere ongevraagde berichten te versturen;
• om te proberen de beveiliging van de dienst te breken, te overbelasten of te omzeilen, of om gegevens van andere organisaties te bereiken;
• om de dienst door te verkopen, of aan anderen aan te bieden als een eigen dienst, zonder onze schriftelijke toestemming.

Als de klant of een gebruiker deze regels overtreedt, mogen wij de organisatie of de gebruiker schorsen. Wij verwittigen eerst de klant en geven hem de kans de zaak recht te zetten, tenzij de inbreuk ernstig is of wij onmiddellijk moeten optreden om de dienst, andere klanten of de betrokken personen te beschermen. Wij heffen een schorsing op zodra de oorzaak weg is.

6. Abonnementen, prijzen en betaling

kvyk.ai heeft twee abonnementen, Free en Pro. Wat elk abonnement bevat en kost, staat op de prijzenpagina, en de instellingen van de organisatie tonen wat elk abonnement toelaat. Het abonnement Free is kosteloos, zo lang de klant het gebruikt. Het abonnement Pro kost EUR 19 per organisatie per maand, exclusief btw, maandelijks vooraf betaald. Er is geen gratis maand Pro.

Alleen bedrijven kunnen betalen, met hun btw-nummer. Een bedrijf in België betaalt Belgische btw; voor een bedrijf elders in de Europese Unie waarvan de btw-controle van de EU het btw-nummer bevestigt, wordt de btw verlegd. Betalingen lopen via Mollie B.V., Nederland, onze betaaldienst.

Een Administrator zet de organisatie op Pro door de eerste maand te betalen. De organisatie staat op Pro zodra de betaling rond is, en elke volgende maand wordt op dezelfde dag van de maand aangerekend. De factuur van elke betaalde maand kan gedownload worden in de instellingen van de organisatie.

Een Administrator kan op elk moment opzeggen. Er wordt geen betaling meer genomen, en Pro loopt tot het einde van de betaalde maand. Betaalde maanden worden niet terugbetaald.

Mislukt een betaling of wordt ze teruggeboekt, dan laten wij het de Administrators weten, en blijft de organisatie 14 dagen op Pro om te betalen. Is er dan niet betaald, dan gaat de organisatie naar Free. Naar Free gaan neemt niets weg: wat de organisatie heeft, blijft, ze kan alleen niet meer toevoegen dan Free toelaat.

Wij kondigen een prijswijziging minstens 30 dagen aan voordat ze van toepassing wordt, en de klant kan vóór dat moment opzeggen. De prijzen op de prijzenpagina zijn lanceringsprijzen: een klant die zich aanmeldt terwijl ze gelden, houdt ze tot 6 maanden na een wijziging, en de wijziging geldt voor hem pas na die 6 maanden.

7. Beschikbaarheid en ondersteuning

Wij doen ons best om de dienst beschikbaar en werkend te houden, maar tijdens early access garanderen wij geen bepaald beschikbaarheidsniveau. Wij streven ernaar dat de dienst 99,5% van elke kalendermaand beschikbaar is, als doel en niet als belofte.

De statuspagina op status.kvyk.ai controleert elke minuut het dashboard, de apps, de assistent, en aanmelden en e-mail, van buiten het platform, en toont de beschikbaarheid van de laatste 90 dagen. Wij melden daar elke storing, haar updates en elk gepland onderhoud, iedereen kan zich er per e-mail op abonneren, en het dashboard toont een melding zolang er een bezig is. Gepland onderhoud kondigen wij waar mogelijk vooraf aan. Ondersteuning verloopt via e-mail.

8. Klantgegevens

De klant is eigenaar van zijn klantgegevens. Wij gebruiken klantgegevens alleen om de dienst aan de klant te leveren, zoals bepaald in de verwerkersovereenkomst in de bijlage. Wij verkopen ze niet, en wij gebruiken ze niet om AI-modellen te trainen en laten onze subverwerkers dat evenmin doen.

De klant kan zijn gegevens op elk moment uit de dienst exporteren zolang de overeenkomst loopt, en tot 30 dagen nadat ze eindigt.

De dienst biedt een privacyverklaring aan die de klant voor zijn apps kan gebruiken, door ons gepubliceerd en gehost in naam van de klant en ingevuld met de gegevens die de klant opgeeft. Het is een sjabloon, aangeboden zoals het is: het is geen juridisch advies. De klant gaat als verwerkingsverantwoordelijke na of het past bij wat hij doet voor hij het kiest en zolang hij het gebruikt, en blijft verantwoordelijk voor wat hij meedeelt aan de mensen van wie hij gegevens bijhoudt.

9. Intellectuele eigendom

Alles in de dienst behalve de klantgegevens blijft eigendom van kvyk.ai: het platform, de software, de apps, met inbegrip van hun code en de bouwstenen waaruit ze bestaan, de sjablonen, het ontwerp en de documentatie.

Zolang de overeenkomst loopt, mag de klant de dienst en de voor hem gebouwde apps gebruiken voor zijn eigen bedrijf. Dit recht is niet overdraagbaar en eindigt wanneer de overeenkomst eindigt.

Als de klant ons ideeën of feedback bezorgt, mogen wij die vrij gebruiken.

10. Vertrouwelijkheid

Elke partij houdt vertrouwelijk wat zij via de dienst over het bedrijf van de andere partij te weten komt en niet openbaar is, en gebruikt dat alleen voor deze overeenkomst. Dit blijft gelden nadat de overeenkomst eindigt.

11. Aansprakelijkheid

Onze totale aansprakelijkheid onder deze voorwaarden is beperkt tot de bedragen die de klant ons voor de dienst heeft betaald in de 12 maanden vóór de gebeurtenis die de schade heeft veroorzaakt.

Wij zijn niet aansprakelijk voor indirecte schade, zoals gederfde winst, gederfde omzet, verlies van klanten of gemiste besparingen.

Deze beperkingen gelden niet voor schade die wij opzettelijk of door grove nalatigheid veroorzaken, noch wanneer de wet niet toelaat dat de aansprakelijkheid wordt beperkt.

De klant is verantwoordelijk voor de klantgegevens die hij en zijn gebruikers in de dienst invoeren, en voor het gebruik dat zij ervan maken.

12. Duur en beëindiging

De overeenkomst begint wanneer de organisatie wordt aangemaakt en loopt tot ze wordt beëindigd.

• De klant kan ze op elk moment beëindigen: een Beheerder doet dat bij Instellingen van de organisatie, of de klant meldt het ons per e-mail.
• Wij kunnen ze beëindigen door de klant dat minstens 30 dagen vooraf te melden.
• Elke partij kan ze onmiddellijk beëindigen als de andere partij deze voorwaarden ernstig schendt en dat niet rechtzet binnen 14 dagen nadat haar daarom is gevraagd.

Nadat de overeenkomst is geëindigd, kan de klant zijn gegevens nog 30 dagen exporteren. Daarna verwijderen wij de organisatie en haar gegevens. Kopieën in onze back-ups worden verwijderd naarmate die back-ups vervallen.

13. Wijzigingen aan deze voorwaarden

Wij mogen deze voorwaarden wijzigen. Wij verwittigen de Beheerders van de klant per e-mail minstens 30 dagen voordat een nieuwe versie in werking treedt. De datum bovenaan deze pagina is de dag waarop de geldende versie in werking trad.

Vanaf die dag aanvaardt een Beheerder de nieuwe versie voor de klant in het dashboard. Tot een Beheerder dat doet, vraagt het dashboard erom en vermeldt het wanneer de hieronder genoemde 30 dagen aflopen, en blijven de apps van de organisatie werken.

Gedurende 30 dagen nadat een nieuwe versie in werking treedt, blijft de vorige versie gelden voor een klant die de nieuwe niet heeft aanvaard. Wij herinneren zijn Beheerders per e-mail 7 en 23 dagen nadat de nieuwe versie in werking treedt, tenzij de organisatie wordt beëindigd of geschorst is. Als de klant niet akkoord gaat, kan hij de overeenkomst binnen die 30 dagen beëindigen; de vorige versie geldt dan tot de overeenkomst eindigt en voor wat daarna volgt volgens artikel 12. Als de klant binnen die 30 dagen de nieuwe versie niet aanvaardt en de overeenkomst ook niet beëindigt, geldt het verdere gebruik van de dienst daarna als aanvaarding ervan.

14. Toepasselijk recht en bevoegde rechtbanken

Deze voorwaarden worden beheerst door het Belgische recht. Elk geschil wordt voorgelegd aan de rechtbanken van Leuven, België.

15. Contact

Equites Digital BV, Sint-Niklaasstraat 24, 3321 Outgaarden, België, ondernemingsnummer 1014.475.389, RPR Leuven, btw BE 1014.475.389. E-mail: privacy@kvyk.eu.

Bijlage: verwerkersovereenkomst

Deze bijlage is van toepassing wanneer wij persoonsgegevens verwerken namens de klant. Het is de overeenkomst die artikel 28 van de Algemene Verordening Gegevensbescherming, AVG (GDPR), vereist.

A1. Rollen

Voor de persoonsgegevens in de klantgegevens is de klant de verwerkingsverantwoordelijke: hij bepaalt wat erin komt en waarvoor het wordt gebruikt. Wij zijn zijn verwerker: wij slaan die gegevens op en verwerken ze alleen om de dienst te leveren. Voor de accounts van onze eigen gebruikers zijn wij zelf verwerkingsverantwoordelijke; onze privacyverklaring legt dat deel uit.

A2. Wat wij verwerken

• Doel: het leveren van de dienst: de gegevens opslaan, ze tonen aan de gebruikers die ze mogen zien, de apps laten draaien, en de assistent ermee laten werken wanneer de klant dat toestaat.
• Betrokken personen: iedereen over wie de klant gegevens bijhoudt, zoals zijn werknemers, klanten, leveranciers en contactpersonen, en zijn gebruikers.
• Soorten gegevens: wat de klant ook invoert, doorgaans namen, contactgegevens, werkuren en andere bedrijfsgegevens, en bestanden.
• Duur: zolang de overeenkomst loopt, plus de 30 dagen om nadien te exporteren.

kvyk.ai is niet gebouwd voor bijzondere categorieën van persoonsgegevens, zoals gezondheidsgegevens. De klant slaat zulke gegevens alleen op in kvyk.ai nadat hij heeft beoordeeld dat de maatregelen in deze bijlage daarvoor volstaan.

A3. Instructies

Wij verwerken de gegevens alleen volgens de instructies van de klant. Deze voorwaarden en het gebruik dat de klant van de dienst maakt, met inbegrip van de instellingen die hij kiest, vormen die instructies. Als wij menen dat een instructie de wet schendt, melden wij dat aan de klant. Als de wet ons verplicht gegevens anders te verwerken, melden wij dat eerst aan de klant, tenzij de wet dat verbiedt.

A4. Vertrouwelijkheid

De personen die voor ons aan kvyk.ai werken, zijn tot vertrouwelijkheid gehouden en hebben alleen toegang tot klantgegevens wanneer dat nodig is om de dienst te leveren of de klant ermee te helpen.

A5. Beveiliging

Wij beschermen klantgegevens met technische en organisatorische maatregelen die passen bij het risico, waaronder:

• de gegevens van elke organisatie worden gescheiden gehouden van die van elke andere organisatie;
• gebruikers bereiken alleen wat hun rollen toelaten, en de assistent handelt altijd alleen met de toegang van de persoon die hem gebruikt;
• aanmelden vraagt geen wachtwoord: het gebeurt met een code of link die per e-mail wordt verstuurd, één keer werkt en vervalt;
• verbindingen zijn versleuteld;
• wijzigingen worden vastgelegd in het gebeurtenislogboek van de organisatie;
• geüploade bestanden worden gescand op malware;
• de gegevens worden gehost in de Europese Unie.

A6. Subverwerkers

De klant staat ons toe deze subverwerkers in te schakelen:

Subverwerker	Waarvoor	Waar
Scaleway SAS, Frankrijk	Hosting, databanken, bestandsopslag, verzending van e-mails en logboeken	Datacenters in Frankrijk en Nederland
Mistral AI SAS, Frankrijk	Het AI-model achter de assistent en het bouwen van apps	Europese Unie en EVA
Mollie B.V., Nederland	Betalingen in de apps van de klant, alleen zodra de klant zijn eigen Mollie-account koppelt	Europese Unie

Mistral verwerkt de verzoeken van de assistent in de Europese Unie en de EVA. De enige uitzondering is een zoekopdracht op het web die de assistent uitvoert: alleen de zoekterm, die algemene termen en geen persoonsgegevens bevat, wordt naar de wereldwijde dienst van Mistral gestuurd.

Laat een gebruiker een app berichten sturen naar zijn telefoon, dan gaat elk bericht via de pushdienst van de browser van die gebruiker (die van Apple, Google of Mozilla), die de browser koos, niet wij. Het bericht is versleuteld voor het toestel van de gebruiker, zodat de pushdienst het niet kan lezen: die ziet alleen het pushadres van het toestel en wanneer er een bericht naartoe gaat.

Koppelt de klant zijn eigen Mollie-account, dan sturen wij Mollie, op instructie van de klant, wat elke betaling die zijn apps vragen nodig heeft: het bedrag, de munt, de omschrijving en het adres om naar terug te keren. Wie betaalt, geeft zijn betaalgegevens in op de pagina van Mollie, niet in de dienst. Mollie handelt de betaling af onder de eigen overeenkomst van de klant met Mollie; de sleutels waarmee wij voor dat account optreden, bewaren wij versleuteld, nooit in de gegevens van de klant, en de klant kan het account op elk moment ontkoppelen.

Voor het Pro-abonnement van de klant is Mollie niet onze subverwerker: Mollie neemt die betaling aan als zelfstandige verwerkingsverantwoordelijke, onder haar eigen voorwaarden en privacyverklaring. Wie betaalt, geeft de betaalgegevens in op de pagina van Mollie, niet in de dienst, en Mollie laat ons weten of en wanneer elke betaling gebeurd is.

Wij verwittigen de klant minstens 30 dagen voordat wij een subverwerker toevoegen of vervangen. De klant kan om een gegronde reden bezwaar maken; als wij samen geen oplossing vinden, kan de klant de overeenkomst beëindigen voordat de wijziging van toepassing wordt. Elke subverwerker is gebonden aan dezelfde verplichtingen inzake gegevensbescherming als wij, en wij blijven voor hem verantwoordelijk.

A7. Doorgifte buiten de Europese Unie

Wij geven geen klantgegevens door buiten de Europese Economische Ruimte, behalve de hierboven beschreven zoektermen. Berichten op de telefoon gaan versleuteld via de pushdienst van de browser van de gebruiker, zoals hierboven beschreven.

A8. Bijstand aan de klant

Wij helpen de klant, voor zover wij kunnen, om te antwoorden op verzoeken van betrokken personen (om hun gegevens in te zien, te verbeteren of te wissen), waarvan de klant de meeste zelf in de dienst kan afhandelen. Wij helpen ook bij beveiliging, gegevensbeschermingseffectbeoordelingen en raadplegingen van een toezichthoudende autoriteit, voor zover die onze verwerking betreffen.

A9. Inbreuken in verband met persoonsgegevens

Als wij kennis krijgen van een inbreuk op klantgegevens, melden wij dat zonder onredelijke vertraging aan de klant, met wat wij erover weten en wat wij eraan doen, zodat de klant zijn eigen verplichtingen kan nakomen.

A10. Einde van de verwerking

Wanneer de overeenkomst eindigt, kan de klant zijn gegevens nog 30 dagen exporteren. Daarna verwijderen wij ze, tenzij de wet ons verplicht ze te bewaren. Kopieën in back-ups worden verwijderd naarmate die back-ups vervallen.

A11. Audits

Wij geven de klant de informatie die hij nodig heeft om aan te tonen dat deze bijlage wordt nageleefd. De klant mag onze naleving laten auditen door een onafhankelijke auditor die tot vertrouwelijkheid is gehouden, ten hoogste één keer per jaar tenzij er een inbreuk is geweest, mits 30 dagen vooraf aangekondigd en op eigen kosten.

A12. Aansprakelijkheid

De aansprakelijkheidsregels van deze voorwaarden gelden ook voor deze bijlage, voor zover de AVG dat toelaat.