Records van leden

Elk lid van je organisatie heeft een record in de ingebouwde entiteit Members, voor je apps, koppelingen en sjablonen, met eigen velden die privé blijven.

Elke organisatie heeft een ingebouwde entiteit Members. Elk lid, en iedereen die je hebt uitgenodigd en nog niet is ingegaan op de uitnodiging, heeft er één record, in Preview en in Live. Je apps, je koppelingen en je andere records verwijzen ermee naar je personeel: het lid dat een dienst draait, de leidinggevende van een team.

Wat het record van een lid bevat

Elk record heeft de velden Name, Email, Role, Department, Former member, Left at en Status. kvyk.ai vult ze in vanuit de plaats van het lid in je organisatie en houdt ze bij:

als je een lid uitnodigt of toevoegt, verschijnt het record;
als je de rol of afdeling wijzigt, of het lid zijn naam of e-mailadres wijzigt, volgt het record;
als een lid vertrekt of wordt verwijderd, blijft het record, met Former member aangevinkt en het moment van vertrek bij Left at. Komt het lid terug, dan krijgt het hetzelfde record terug.

Niemand wijzigt deze velden met de hand, niet op het dashboard, niet in een app en niet met de assistent. Wijzig het lid op de pagina Personen.

Je kunt de entiteit een andere naam geven, bijvoorbeeld Medewerkers of Team, en haar velden hernoemen. Je kunt de entiteit en haar eigen velden niet verwijderen. Haar pagina onder Data zegt dat ook.

Eigen velden toevoegen

Om nog iets over elk lid bij te houden, zoals een badgenummer of een uurloon, voeg je een veld toe zoals bij elke entiteit: schakel naar Preview, open de entiteit onder Data, kies Velden, voeg het veld toe en publiceer. Je kunt het ook aan de assistent vragen.

Velden die je toevoegt kunnen nooit verplicht zijn, want het record van een lid wordt gemaakt zodra het erbij komt, voor iemand ze kan invullen.

Wat een lid er in de loop van de tijd meerdere van heeft, zoals contracten of opleidingen, hoort in een eigen entiteit, met elk record gekoppeld aan het lid.

Wie wat ziet

Gegevens over personeel zijn standaard privé:

elk lid ziet zijn eigen record, met de ingebouwde velden;
Administrators zien elk record;
de velden die je toevoegt zijn voor iedereen behalve Administrators verborgen, tot een datarol ze toont;
klanten en bezoekers van een openbare app die niet zijn aangemeld zien nooit het record van een lid.

Om een teamleider de namen en afdelingen van iedereen te laten zien, of elk lid zijn eigen badgenummer, geef je een datarol toegang tot de entiteit en haar velden. Zie Rollen en toegang. Niemand voegt het record van een lid toe of verwijdert het, en niemand geeft het aan iemand anders: kvyk.ai houdt er één per lid bij.

Koppelen aan leden

Andere entiteiten kunnen aan Members koppelen zoals aan elke entiteit: een Dienst met een koppeling Gewerkt door, of een Team met een koppeling Leidinggevende. Een koppeling naar mensen die leden aanneemt, wijst ook naar het record van het lid, zodat apps kunnen tonen wat je over hen bijhoudt.

In Preview

Je leden en de velden die kvyk.ai bijhoudt staan ook in Preview, zodat je een app die “mijn diensten” of “mijn team” toont kunt uitproberen als een echt lid. De waarden van de velden die je toevoegt staan alleen in Live: ze komen pas in Preview als je de records van Live naar Preview kopieert. Niets in Preview mailt een lid op zijn echte adres.

Een voormalig lid wissen

Als een voormalig lid vraagt om vergeten te worden, kan een Administrator zijn record wissen:

Open het record onder Data. Wissen staat alleen op het record van een voormalig lid.
Typ het e-mailadres om te bevestigen en kies Definitief wissen.

Dit kan niet ongedaan worden gemaakt. Het record wordt leeggemaakt in Live en in Preview, maar het blijft, zodat de records die ernaar verwijzen, zoals documenten die je wettelijk moet bewaren, dat blijven doen. Het gebeurtenislog houdt de persoon alleen nog bij onder een verzonnen naam en noteert Voormalig lid gewist. De documenten die de persoon noemen, worden verwijderd, ook die van records die eraan gekoppeld zijn, tenzij de wet ze een aantal jaren laat bewaren (zie Documenten bewaren), en de e-mails aan de persoon tonen het adres en het onderwerp niet meer. Wat je verder wettelijk over hen moet bewaren, blijft in de records die het bevatten.

Het record van een lid wordt nooit verwijderd, ook niet door het te wissen.