Je gegevens en de assistent

Hij handelt in jouw naam, en niet meer

De assistent heeft precies jouw toegang. Hij ziet alleen de records en velden die jij mag zien, en doet alleen wat jij mag doen. Kun jij een bestelling niet verwijderen, dan hij ook niet.

Wat hij doet, wordt vastgelegd op jouw naam, met de vermelding dat de assistent het deed: in het gebeurtenislog en in de geschiedenis van een record staat “Anna, via de assistent”.

Hij vraagt het eerst voor alles wat ertoe doet

De assistent vraagt je om te bevestigen, op een kaart die precies zegt wat er gaat gebeuren, voordat hij:

• een record toevoegt of wijzigt in Live;
• iets verwijdert, zoals een record, of een veld uit het datamodel (de kaart zegt hoelang Live verwijderde gegevens bewaart);
• het datamodel wijzigt of naar Live publiceert;
• wijzigt welke records hij mag gebruiken (voor een Administrator, zie hieronder);
• iets doet wat kvyk.ai verlaat, zoals een uitnodiging per e-mail versturen.

Er gebeurt niets tot je Ja kiest. Dat zit ingebouwd in kvyk.ai en wordt niet aan de assistent overgelaten: hij kan de vraag niet overslaan. Hij vraagt het alleen daar, één keer: nooit eerst in het gesprek en dan nog eens op de kaart. Lezen, en wijzigingen aan de testrecords van Preview, hoeven niet bevestigd te worden.

Of hij records mag gebruiken

Elke organisatie beslist of de assistent haar records mag gebruiken, bij het aanmaken en later in Instellingen:

• Ja, van elke entiteit: de assistent vindt, leest, telt en wijzigt records met de toegang van de persoon met wie hij praat.
• Ja, van sommige entiteiten: hetzelfde, maar alleen voor de entiteiten die een Administrator aanzette, in Instellingen of met De assistent mag deze records zien op de pagina van de entiteit. Vraag je naar een andere entiteit, dan zegt de assistent dat hij haar records niet mag gebruiken en biedt hij aan haar pagina te openen.
• Nee: de assistent ziet helemaal geen records. Hij kent je entiteiten en velden nog wel, en helpt met het datamodel, rollen en hoe alles werkt.

Een bestand dat iemand in de chat uit de Bibliotheek kiest, gaat naar de assistent wat je ook kiest: wie het kiest, deelt bewust dat ene bestand, en er staan alleen bestanden in die die persoon mag openen.

Alleen Administrators wijzigen deze instelling. De assistent kan ze voor een Administrator wijzigen, maar pas nadat hij gevraagd heeft welke entiteiten hij mag openen en de Administrator dat op een kaart bevestigt. Niets wat in een record staat, kan dus zelf andere records openen.

Bij Ja, van sommige entiteiten toont het gebeurtenislog de assistent alleen de gebeurtenissen van de entiteiten die hij mag gebruiken, en die van de organisatie zelf, zoals leden en instellingen.

Waar je gegevens naartoe gaan

Het taalmodel van de assistent is DeepSeek V4.1 Flash, uitgevoerd door Mistral, een Europese aanbieder, in de EU. Er gaat niets naar DeepSeek zelf. Wat de assistent leest om je te antwoorden, zoals de records waarnaar je vraagt, gaat naar dat model voor je antwoord. De gegevens van je organisatie blijven in de Europese Unie.

Zoekt de assistent op het web, dan verlaten alleen de zoekwoorden kvyk.ai, nooit je records. Zoekopdrachten gaan naar de algemene dienst van Mistral, die niet tot de EU beperkt is, en bevatten daarom alleen algemene termen of een bedrijfsnaam.

Bestanden die je verstuurt bewaart kvyk.ai in de EU, en ze worden door kvyk.ai gecontroleerd op virussen voor iemand ze kan lezen, ook de assistent. Alleen jij en de assistent, in dat gesprek, kunnen ze openen. Hun tekst wordt gelezen in kvyk.ai, of door Mistral in de EU voor scans, pdf’s en opnames.

Hoelang gesprekken bewaard blijven

Een gesprek wordt bewaard tot 90 dagen nadat je het laatst gebruikte, en je kunt het op elk moment verwijderen uit je lijst met gesprekken. Verlaat iemand de organisatie, dan worden zijn gesprekken daar verwijderd. De bestanden die je in een gesprek verstuurde, gaan mee. Een bestand dat je toevoegde maar nooit verstuurde, wordt na een dag verwijderd.