Eigenaars en delen

Datarollen bepalen de toegang voor hele groepen records. Eigenaars en delen regelen het losse record.

Eigenaars

Elk record heeft een eigenaar: wie het toevoegde, tenzij het voor iemand anders werd toegevoegd of aan iemand anders werd gegeven. Een record hoort bij de afdeling van zijn eigenaar, en dat bedoelt een datarol met Eigen records en Eigen afdeling.

De pagina van het record zegt wie de eigenaar is. Om het aan iemand anders te geven, kies je Eigenaar wijzigen en zoek je de persoon op naam: iemand van je personeel of een klant, telkens met wat die is, zoals Ben (personeel) of Bea (klant). Daarvoor heb je het recht Toewijzen op dat record nodig, en de nieuwe eigenaar moet dat soort records mogen zien. Een record dat je aan een klant geeft, hoort bij geen enkele afdeling.

Ook je apps kunnen tonen wie de eigenaar van een record is, met de naam. Alleen wie het record mag zien, ziet van wie het is, en alleen de naam, nooit een e-mailadres. Iemand die de organisatie verliet, staat er als Een voormalig lid, en iemand van wie het account verwijderd is als Verwijderd account. De naam van een klant zie je alleen als je die klant mag zien; anders staat er Een klant. Klanten zien nooit wie de eigenaar van een record is.

In een app kan een lid ook een persoon kiezen met de naam, bijvoorbeeld om die een dienst te geven of om alleen diens records te zien. De app vindt die persoon terwijl je typt, onder de leden en de klanten van de organisatie samen (je personeel en bijvoorbeeld de vrijwilligers die je uitnodigde), en toont alleen de naam, nooit een e-mailadres. Een app kan zich ook houden aan alleen personeel of alleen klanten. Een record in een app aan iemand geven volgt dezelfde regels als Eigenaar wijzigen: je hebt het recht Toewijzen nodig, en de nieuwe eigenaar, een lid of een klant, moet dat soort records mogen zien. Klanten kunnen niemand anders kiezen: een app toont een klant alleen de eigen naam.

Wordt een lid verwijderd, dan gaan zijn records naar iemand die jij kiest, zodat niets zonder eigenaar achterblijft.

Een record delen

Met delen geef je één persoon toegang tot één record, ook buiten wat hun rollen toelaten, bijvoorbeeld om een collega van een andere afdeling één bestelling te laten wijzigen.

1. Open het record en ga naar het deel om het te delen, zoals Dit product-record delen.
2. Kies de persoon en wat die mag doen: Lezen, Lezen en wijzigen of Lezen, wijzigen en verwijderen.
3. Kies Delen. De persoon kan het record nu vinden en openen.

Je kunt een record ook delen met iemand van wie de rollen dat soort record helemaal niet laten zien, zoals een contract met een collega die nooit met contracten werkt. Die persoon kan dat ene record lezen, maar geen ander van die soort, en kan het niet wijzigen of verwijderen. Hij of zij ziet de velden die elke rol die het mag delen toont; het deelformulier noemt de velden die de persoon niet zal zien. Onder Data verschijnt dat soort record voor die persoon alleen zolang er iets van met hem of haar gedeeld is. Wil je dat de persoon het kan wijzigen, geef dan een rol die minstens de eigen records van die soort laat wijzigen.

Daarvoor heb je het recht Delen op dat record nodig.

Dezelfde lijst toont met wie het record gedeeld is, wie het deelde en wanneer. Kies Verwijderen naast iemand en bevestig om het delen met die persoon te stoppen.

Delen en wisselen van eigenaar verschijnen in de geschiedenis van het record en in het gebeurtenislog.