Maak je organisatie aan

Een organisatie is je bedrijf op kvyk.ai: haar gegevens, haar mensen en de manier waarop ze werkt. Wie een organisatie aanmaakt, wordt haar eerste Administrator.

Een organisatie aanmaken

De eerste keer dat je je aanmeldt, brengt kvyk.ai je meteen naar Maak je organisatie aan. Later kies je Nieuwe organisatie in de zijbalk.

Dat gaat in drie korte stappen. Met Volgende en Terug ga je heen en terug, en er wordt pas iets aangemaakt als je de laatste stap afrondt.

1. Naam: vul de naam van de organisatie in, zoals de naam van je bedrijf, maximaal 80 tekens. Terwijl je typt, zie je het webadres dat ze krijgt, zoals acme.kvyk.app. Is dat adres bezet of wordt het voor kvyk.ai bewaard, dan zie je waarom en kies je een van tot drie voorgestelde adressen, of typ je een ander onder Een ander adres. Het adres is pas van jou als de organisatie aangemaakt is. Een naam die kvyk.ai niet kan gebruiken, zegt meteen waarom.

2. Tijdzone: kies de tijdzone. Dagen, weken en maanden in filters, rapporten en je apps volgen die, dus “vandaag” in een app is dezelfde dag, waar iemand die ook opent.

3. Assistent: beslis of de assistent je records mag gebruiken:

   • Ja, van elke entiteit: de assistent kan vragen over je bedrijf beantwoorden, zoals hoeveel uur iemand vorige week werkte, maar ziet nooit meer dan wat de vraagsteller mag zien.
   • Ja, van sommige entiteiten: hetzelfde, maar om te beginnen voor geen enkele entiteit. Je kiest de entiteiten later, met De assistent mag deze records zien op de pagina van elke entiteit of in Instellingen, of wanneer de assistent je vraagt welke hij mag openen.
   • Nee: de assistent helpt nog steeds met het datamodel, rollen en hoe alles werkt, maar ziet nooit een record.

   Kies daarna Organisatie aanmaken. Deze stap zegt ook dat je, door de organisatie aan te maken, namens haar de algemene voorwaarden aanvaardt, met inbegrip van de verwerkersovereenkomst. Ze staan er allebei gelinkt, zodat je ze eerst kunt lezen.

Je kunt de organisatie later een andere naam geven, de instelling voor de assistent wijzigen en, één keer per jaar, haar webadres wijzigen in Instellingen. Een andere naam verandert het webadres niet.

Je nieuwe organisatie krijgt een klein datamodel om mee te beginnen en is binnen enkele seconden klaar. Er staan nog geen records in.

Lukt het aanmaken niet, bijvoorbeeld terwijl kvyk.ai wordt bijgewerkt, dan zegt de pagina wat er misging. Opnieuw proberen kan gerust: je organisatie wordt nooit twee keer aangemaakt.

Begin met de assistent

Je kunt ook beginnen op de startpagina van kvyk.ai, voor je een account hebt. Vertel de assistent wat je bedrijf doet, of wat je wilt beginnen. Hij laat zien wat kvyk.ai voor je kan doen en stelt een eerste app voor: wat je personeel of je klanten ermee kunnen doen, met een idee of twee om er meteen bij te nemen. Vraag hem gerust iets te veranderen. Er wordt nog niets aangemaakt.

1. Past het voorstel, geef de assistent dan je e-mailadres en kies Verder als je adres.
2. De aanmeldpagina opent en mailt je meteen een aanmeldcode en -link. Ze zegt wanneer de mail vertrokken is, of waarom hij niet verstuurd kon worden; kies dan Mail me een aanmeldlink om het opnieuw te proberen. Meld je aan zoals altijd.
3. Maak je organisatie aan opent met de voorgestelde naam en de tijdzone van je browser ingevuld. Kijk ze na en doorloop de stappen.
4. Je organisatie opent met het gesprek in het paneel van de assistent, de eerste app erbij. Kies Bouw deze app en de assistent bouwt hem samen met jou.

Hoor je al bij een organisatie, dan opent die na het aanmelden, en vraagt het paneel van de assistent waar je verder wilt met je gesprek: kies een van je organisaties, of Nieuwe organisatie om er een te maken uit het voorstel. Het gesprek gaat nergens heen tot je kiest.

Voor je je aanmeldt kun je 15 berichten sturen; als er nog 3 over zijn, telt de chat ze af. Het gesprek blijft alleen in die browser, en gaat mee hoe je je daar ook aanmeldt of een account maakt, binnen een dag. Opnieuw beginnen vergeet het. Een gesprek dat je niet meeneemt, wordt een dag na het laatste bericht verwijderd.

Wanneer de voorwaarden wijzigen

Wanneer kvyk.ai zijn algemene voorwaarden wijzigt, krijgen de Administrators minstens 30 dagen vooraf een e-mail. Zodra de nieuwe versie geldt, ziet de eerste Administrator die de organisatie in het dashboard opent Aanvaard de voorwaarden voor je organisatie, met links naar de voorwaarden en de verwerkersovereenkomst. Met Aanvaarden voor je organisatie aanvaard je ze namens haar.

Tot een Administrator dat doet, kan niemand de organisatie in het dashboard gebruiken. Wie haar opent, ziet dat ze op een Administrator wacht, met de namen van haar Administrators, en kan naar Alle organisaties gaan of zich afmelden. De apps van de organisatie blijven intussen voor iedereen werken.

Tot 30 dagen nadat de nieuwe versie geldt, blijven de voorwaarden die eerder golden voor de organisatie gelden, en de vraag zegt tot welke dag. Haar Administrators krijgen 7 en 23 dagen daarna een herinnering per e-mail. Aanvaardt niemand ze en wordt de organisatie binnen die 30 dagen niet beëindigd, dan geldt het verdere gebruik als aanvaarding van de nieuwe versie; het dashboard blijft erom vragen tot een Administrator ze aanvaardt.

Ga je niet akkoord met de nieuwe voorwaarden, kies dan In plaats daarvan de organisatie beëindigen. Je bevestigt dat net zoals bij het beëindigen in Instellingen.

Meer dan één organisatie

Je kunt bij meerdere organisaties horen, zoals je eigen bedrijf en een bedrijf waar je bij helpt. Elke organisatie heeft haar eigen gegevens, mensen en instellingen: er wordt niets tussen gedeeld.

• Met het menu organisatie bovenaan in de zijbalk wissel je ertussen: typ om een organisatie in de lijst te vinden.
• Alle organisaties toont elke organisatie waar je bij hoort, met je rol in elk.
• Elke organisatie heeft een webadres, zoals acme.kvyk.app. De korte naam in dat adres, de slug, staat in Instellingen. Een Administrator kan het één keer per jaar wijzigen; het oude adres blijft naar het nieuwe leiden.

Volgende stappen

• Bouw je datamodel: bepaal wat je bijhoudt.
• Personen uitnodigen: haal je team erbij.