Werken met records

Een record is een van de dingen die je organisatie bijhoudt: één klant, één product, één dienst. Open Data en dan een entiteit om haar records te zien.

Wat je met records mag doen, hangt af van je datarollen. Zie je een knop niet, dan laten je rollen dat niet toe.

Een record toevoegen

1. Open de records van de entiteit en kies Nieuw: gevolgd door de naam, zoals Nieuw: product.
2. Vul de velden in. Velden met (optioneel) mogen leeg blijven; de rest heeft een waarde nodig. Kies bij een veel-op-veel-koppeling elk record om te koppelen; met het kruisje ernaast laat je er een weg.
3. Als je rol het toelaat, kies je wie eigenaar is van het record. Jij bent de eigenaar, tenzij je iemand anders kiest.
4. Kies Toevoegen aan Preview of Toevoegen aan Live, afhankelijk van de omgeving waarin je zit.

De records die je koos om te koppelen, worden gekoppeld zodra het record is toegevoegd. Lukt dat voor een ervan niet, dan wordt het record toch toegevoegd en noemt kvyk.ai de records die het niet kon koppelen, zodat je ze op de pagina van het record kunt koppelen.

Is een veld dat een waarde nodig heeft leeg, dan zegt kvyk.ai dat onder dat veld en voegt het niets toe tot je het invult. Kan kvyk.ai een waarde niet aannemen, dan staat naast het veld waarom. Onder een veld zie je ook de regels voor de waarden, zoals Hoogstens 200 tekens of Van 0 tot 24; een waarde daarbuiten wordt geweigerd, met wat wel mag. Antwoordt kvyk.ai niet, dan zegt het formulier dat het record misschien al opgeslagen is, met een link naar de records van de entiteit: kijk daar voor je het opnieuw verstuurt.

Een veld met Alleen-lezen voor jou mag je volgens je rol wel zien, maar niet invullen.

Een record openen

Kies een record in de lijst om de pagina ervan te openen. Die toont elk veld dat je mag zien, de velden Aangemaakt op, Aangemaakt door, Laatst gewijzigd op en Laatst gewijzigd door, en wie de eigenaar is. Elk veld Bestanden heeft een eigen deel onder de gegevens, met een tegel per bestand: foto’s worden getoond, en elk bestand heeft zijn naam en een downloadknop.

Een koppeling naar een ander record opent dat record. Een record waar andere naar wijzen, toont die, zoals de bestellingen van een klant. Via een één-op-één-koppeling toont het het ene record dat eraan gekoppeld is, en biedt het alleen aan er een toe te voegen zolang er geen is.

Records veel op veel koppelen

Via een veel-op-veel-koppeling toont de pagina van een record de records die eraan gekoppeld zijn, met hoeveel het er zijn, zoals de ingrediënten van een product; dezelfde koppeling staat op de pagina van elk ingrediënt als de producten waarin het gebruikt wordt. Zoek in de lijst, of blader erdoor als ze lang is.

Als je het record mag wijzigen, kies je Koppelen, kies je het record om te koppelen en kies je opnieuw Koppelen. Loskoppelen op een rij haalt die koppeling weg; beide records blijven bestaan. Elk staat in de geschiedenis van beide records, en de automatisaties van beide records lopen, waar je ook koppelt. Een automatisatie kan een koppeling weigeren, en dan zegt kvyk.ai waarom.

Personen op een record

Een koppeling naar personen heeft haar eigen deel op de pagina van het record, zoals de Vrijwilligers van een dienst, met iedereen die erin staat en hoeveel het er zijn.

Mag je het record veranderen, kies dan Persoon toevoegen, zoek op naam en kies iemand. Je krijgt alleen personen van de soort die de koppeling neemt, en een volle koppeling biedt er geen meer aan. Verwijderen op een rij haalt die persoon eruit. Bij een koppeling die één persoon houdt, kies je die met Persoon kiezen, kies je iemand anders met Vervangen en maak je haar leeg met Leegmaken. Elke verandering staat in de geschiedenis van het record als Persoon toegevoegd of Persoon verwijderd.

Documenten van een record

Wordt een documentsjabloon ingevuld uit de entiteit van het record, dan heeft de pagina een sectie Documenten. Kies de sjabloon en de taal en dan Document maken: de pdf wordt gemaakt, op virussen gecontroleerd en opgelijst met wanneer hij gemaakt is en tot wanneer hij bewaard wordt. Iedereen die het record mag lezen, kan hem downloaden. Het maken staat in de geschiedenis van het record, met de naam van het document. Documenten bij de lijst met records van de entiteit toont de documenten van al haar records. Builders en Administrators zien de sectie altijd, met Nieuwe documentsjabloon om er een te maken die uit de entiteit ingevuld wordt.

Een e-mail versturen vanuit een record

Wordt een e-mailsjabloon ingevuld uit de entiteit van het record, kies dan E-mail versturen op zijn pagina. Kies de sjabloon en de taal, controleer het adres, dat uit het eerste e-mailveld van het record komt, en bevestig. De e-mail staat in de geschiedenis van het record, met zijn sjabloon, adres en onderwerp. Builders en Administrators zien E-mail versturen altijd; zolang geen e-mailsjabloon uit de entiteit ingevuld wordt, biedt die Nieuwe e-mailsjabloon aan.

Een record wijzigen

Kies op de pagina van het record Bewerken, wijzig wat nodig is en kies Wijzigingen opslaan.

Heeft iemand anders hetzelfde record gewijzigd nadat jij het opende, dan overschrijft kvyk.ai die wijziging niet. Je krijgt een melding, ziet het record zoals het nu is, en voert je wijziging opnieuw in.

Een record verwijderen

Kies op de pagina van het record Verwijderen en bevestig. Een record verwijderen kun je niet ongedaan maken. Een record met een volgnummer kun je verwijderen, en het nummer wordt nooit opnieuw gegeven. Bewaart het veld genummerde records, zoals bij verzonden facturen, dan kan het niet worden verwijderd: wijzig in plaats daarvan de status, bijvoorbeeld naar Geannuleerd.

Wijzen andere records ernaar, dan hangt het af van hoe hun koppeling is ingesteld: verwijderen wordt geweigerd tot je eerst die records wijzigt, hun koppeling wordt leeggemaakt, of ze worden mee verwijderd. Kan een record niet verwijderd worden, dan zegt kvyk.ai waarom.

De geschiedenis van een record

Op de pagina van elk record staan de laatste vijf wijzigingen onder Geschiedenis: wanneer, wie, welke soort wijziging (Toegevoegd, Gewijzigd, Nieuwe eigenaar, Gedeeld, Niet meer gedeeld), en elk veld met zijn waarde. Bij een gewijzigde waarde staat de oude doorgestreept voor de nieuwe, zoals Active → Inactive. Een lange waarde wordt ingekort: wijs ze aan om ze helemaal te lezen. Een wijziging die de assistent voor iemand deed, staat ook zo vermeld: “Anna, via de assistent”.

Zijn er meer, kies dan Alle wijzigingen tonen onder de tabel om de hele geschiedenis van het record te openen. Daar kun je:

• zoeken naar een veld, een waarde of een persoon;
• één soort wijziging tonen, zoals alleen Nieuwe eigenaar;
• Wanneer kiezen om de oudste wijzigingen eerst te tonen, en nog eens voor de nieuwste eerst.

Records in Preview en Live

Preview en Live hebben elk hun eigen records. Wat je in Preview toevoegt, blijft daar, en Preview bevat nooit je echte records. Kijk naar de schakelaar rechtsboven voordat je iets toevoegt: zie Preview en Live.

Een entiteit die je in Preview maakt, staat pas in Live als ze gepubliceerd is. Open je ze terwijl Live getoond wordt, dan zegt kvyk.ai dat ze alleen in Preview staat en biedt het Naar Preview aan.