Klanten

Je klanten zijn de mensen die je organisatie bijhoudt voor haar AI-gestuurde apps: gasten, cliënten, patiënten. Ze staan op de pagina Personen naast je leden, maar ze zijn geen personeel:

• een klant meldt zich nooit aan op het dashboard;
• een klant heeft nooit een beheerrol, en kan dus nooit Administrator of Builder zijn; wat een klant in je apps ziet, komt uit de datarollen die je hem geeft;
• iemand is lid of klant van je organisatie, nooit allebei.

Klanten melden zich aan bij je openbare apps met een code die in naam van je organisatie gemaild wordt. Zie Zo melden klanten zich aan bij je apps.

De entiteit Customers

Elke organisatie heeft een ingebouwde entiteit Customers. Elke klant heeft er een record van in Live, met de velden Name, Email, Consent, Consent given at en Status. Je kunt de entiteit hernoemen, bijvoorbeeld naar Gasten of Patiënten, en er eigen velden aan geven, maar je kunt haar en haar eigen velden niet verwijderen. Haar pagina onder Data zegt dat ook.

Elke klant op de pagina Personen heeft daar precies één record. Daar linken je apps en je andere records (bestellingen, boekingen) naar.

Organisaties die bestonden voor er klanten waren, krijgen de entiteit vanzelf. Wachten er wijzigingen in Preview, publiceer of verwerp ze dan eerst; de pagina Personen zegt het je als dat nodig is.

Een klant toevoegen

1. Open Personen en kies in de kaart Klanten voor Een klant toevoegen.
2. Vul de naam en het e-mailadres in.
3. Vink De klant gaf toestemming om als klant bijgehouden te worden aan als de klant toestemming gaf. Het tijdstip wordt mee bewaard.
4. Kies Klant toevoegen.

Om alleen klanten te zien, kies je Klanten boven de lijst. Zoek op naam of e-mailadres om er een te vinden.

Een klant openen

Open een klant via de naam op de pagina Personen. De pagina van de klant toont wanneer en door wie die werd toegevoegd, en linkt naar het record in Live. Maakte de klant zelf een account aan bij een van je apps, of ging hij akkoord bij zijn eerste aanmelding nadat je hem toevoegde of uitnodigde, dan toont de pagina wanneer hij akkoord ging, met welke woorden, en je privacylink op dat moment. Zie Zo melden klanten zich aan bij je apps.

Naam of e-mailadres wijzigen

Wijzig de Naam op de pagina van de klant en kies Naam en e-mailadres opslaan. Het record in Data verandert mee. Omgekeerd werkt het ook: wijzig je de naam in het record, dan toont de pagina Personen de nieuwe.

Een nieuw E-mail telt pas zodra de klant het bevestigt:

1. Vul het nieuwe adres in en kies Naam en e-mailadres opslaan. kvyk.ai mailt een link naar het nieuwe adres. De link werkt 7 dagen.
2. Tot de klant de link volgt en Dit adres bevestigen kiest, blijft het huidige adres in gebruik, op de pagina Personen en in het record. De pagina van de klant toont Nieuw adres dat wacht op bevestiging, met Opnieuw sturen om een nieuwe link te mailen en Wijziging annuleren om het huidige adres te houden.
3. Zodra de klant bevestigt, is het nieuwe adres overal het zijne, en krijgt het vorige adres een korte mail dat het gewijzigd is.

Elke stap staat in het gebeurtenislog. Het e-mailadres in het record in Data kun je daar niet wijzigen: doe het op de pagina van de klant. Een e-mailadres dat al van een lid, een openstaande uitnodiging of een andere klant is, wordt geweigerd, en er verandert niets.

Een klant uitnodigen voor een app

Kies onder Uitnodigen voor een app een van je openbare apps en de Taal van de mail (Engels, Nederlands of Frans; eerst die welke de klant het laatst gebruikte), en kies Uitnodiging versturen. De klant krijgt een mail in naam van je organisatie met een knop die hem bij de app aanmeldt; die werkt één keer, binnen zeven dagen. Zie Zo melden klanten zich aan bij je apps.

Een klant personeel maken

Kies onder Uitnodigen als personeel de rol als lid, de datarollen en de afdeling, en daarna Uitnodiging versturen. De klant wordt lid bij de eerste aanmelding, of meteen als die al een kvyk.ai-account heeft. Het record en wat de persoon bezit blijven, en die is geen klant meer.

Als een klant de toestemming intrekt

Een klant kan de toestemming zelf intrekken, op de accountpagina van elk van je openbare apps. Dan:

• wordt de klant meteen afgemeld bij alle apps van je organisatie, en kan hij zich pas opnieuw aanmelden als hij opnieuw akkoord gaat;
• krijgt elke Administrator een mail;
• noteert het gebeurtenissenlogboek Customer withdrew consent;
• toont de pagina van de klant Toestemming ingetrokken op met de datum, en wordt Consent op het record onwaar.

Het record en wat de klant bezit blijven. Beslis zelf wat er volgt: vroeg de klant om vergeten te worden, wis hem dan. Gaat hij later bij het aanmelden opnieuw akkoord, dan toont de pagina de nieuwe toestemming en blijven de vorige bewaard.

Tot de uitnodiging aanvaard is, tonen de lijst Personen en de pagina van de klant Uitgenodigd als personeel, nog niet aanvaard, met wanneer je uitnodigde. Kies op die pagina Uitnodiging opnieuw sturen om ze nog eens te mailen.

Exporteren wat je over hen bijhoudt

Kies De gegevens exporteren als een klant vraagt wat je over hem bijhoudt. Je krijgt een bestand met het record, de records die de klant bezit en de vermeldingen over de klant in het gebeurtenislog. De export zelf wordt ook in het gebeurtenislog vastgelegd.

Een klant wissen

Vraagt een klant om vergeten te worden, kies dan Klant wissen, typ het e-mailadres om te bevestigen en kies Definitief wissen. Dit kan niet ongedaan worden gemaakt:

• het record blijft, maar elk veld ervan wordt leeggemaakt, zodat records die ernaar wijzen dat blijven doen; een veld dat een waarde moet hebben, krijgt een neutrale, zoals Erased of 0;
• de uitnodiging en de aanmelding van de klant verdwijnen, en hij wordt bij elke app afgemeld;
• de documenten die de klant noemen, worden verwijderd, ook die van records die aan hem gekoppeld zijn, tenzij de wet ze een aantal jaren laat bewaren (zie Documenten bewaren);
• het gebeurtenislog houdt de klant alleen nog bij onder een verzonnen naam, en de e-mails aan hem tonen zijn adres en het onderwerp niet meer.

Exporteer eerst de gegevens als de klant daarom vroeg.

Een klant verwijderen

Van Personen verwijderen haalt de klant van de pagina Personen zonder iets te wissen: het record blijft. De klant wordt bij elke app afgemeld en kan zich niet meer aanmelden. Heb je de klant als personeel uitgenodigd, dan vervalt die uitnodiging ook; de bevestiging zegt het je.