Enregistrements des membres

Chaque organisation a une entité intégrée Members. Chaque membre, et chaque personne que vous avez invitée et qui n’a pas encore rejoint, y a un enregistrement, dans Preview et dans Live. Vos apps, vos liens et vos autres enregistrements s’en servent pour désigner votre personnel : le membre qui assure un service, le responsable d’une équipe.

Ce que contient l’enregistrement d’un membre

Chaque enregistrement a les champs Name, Email, Role, Department, Former member, Left at et Status. kvyk.ai les remplit à partir de la place du membre dans votre organisation et les tient à jour :

• quand vous invitez ou ajoutez un membre, son enregistrement apparaît ;
• quand vous changez son rôle ou son département, ou qu’il change son nom ou son adresse e-mail, l’enregistrement suit ;
• quand un membre part ou est retiré, son enregistrement reste, avec Former member coché et le moment de son départ sous Left at. S’il revient, il retrouve le même enregistrement.

Personne ne modifie ces champs à la main, ni dans le tableau de bord, ni dans une app, ni avec l’assistant. Modifiez plutôt le membre sur la page Personnes.

Vous pouvez renommer l’entité, par exemple en Personnel ou Équipe, et renommer ses champs. Vous ne pouvez supprimer ni l’entité, ni ses propres champs. Sa page sous Données le dit aussi.

Ajouter vos propres champs

Pour garder une information de plus sur chaque membre, comme un numéro de badge ou un salaire horaire, ajoutez un champ comme pour toute entité : passez dans Preview, ouvrez l’entité sous Données, choisissez Champs, ajoutez le champ et publiez. Vous pouvez aussi le demander à l’assistant.

Les champs que vous ajoutez ne peuvent jamais être obligatoires, car l’enregistrement d’un membre est créé dès qu’il arrive, avant que quiconque puisse les remplir.

Ce qu’un membre a en plusieurs exemplaires au fil du temps, comme des contrats ou des formations, va dans une entité à part, chaque enregistrement lié au membre.

Qui voit quoi

Les données du personnel sont privées par défaut :

• chaque membre voit son propre enregistrement, avec ses champs intégrés ;
• les Administrators voient tous les enregistrements ;
• les champs que vous ajoutez sont masqués pour tous sauf les Administrators, tant qu’un rôle de données ne les montre pas ;
• les clients et les visiteurs d’une app publique non connectés ne voient jamais l’enregistrement d’un membre.

Pour qu’un chef d’équipe voie le nom et le département de chacun, ou que chaque membre voie son propre numéro de badge, donnez à un rôle de données l’accès à l’entité et à ses champs. Voir Rôles et accès. Personne n’ajoute ni ne supprime l’enregistrement d’un membre, et personne ne le donne à quelqu’un d’autre : kvyk.ai en garde un par membre.

Lier aux membres

D’autres entités peuvent être liées à Members comme à toute entité : un Service avec un lien Assuré par, ou une Équipe avec un lien Responsable. Un lien vers des personnes qui accepte des membres désigne aussi l’enregistrement du membre, pour que les apps puissent montrer ce que vous gardez à son sujet.

Dans Preview

Vos membres et les champs que kvyk.ai tient à jour sont aussi dans Preview, pour que vous puissiez essayer une app qui montre « mes services » ou « mon équipe » en tant que vrai membre. Les valeurs des champs que vous ajoutez restent dans Live : elles n’arrivent dans Preview que lorsque vous copiez les enregistrements de Live vers Preview. Rien dans Preview n’envoie d’e-mail à un membre à sa vraie adresse.

Effacer un ancien membre

Quand un ancien membre demande à être oublié, un Administrator peut effacer son enregistrement :

1. Ouvrez son enregistrement sous Données. Effacer n’apparaît que sur l’enregistrement d’un ancien membre.
2. Saisissez son adresse e-mail pour confirmer et choisissez Effacer définitivement.

C’est irréversible. Son enregistrement est vidé dans Live et dans Preview, mais il reste, pour que les enregistrements qui y renvoient, comme les documents que vous devez garder selon la loi, continuent de le faire. Le journal des événements ne le garde que sous un pseudonyme et note Ancien membre effacé. Les documents qui le nomment sont supprimés, ceux des enregistrements liés à lui aussi, sauf si la loi les fait conserver quelques années (voir Conserver les documents), et les e-mails qui lui ont été envoyés ne montrent plus son adresse ni leur objet. Ce que vous devez garder d’autre à son sujet selon la loi reste dans les enregistrements qui le contiennent.

L’enregistrement d’un membre n’est jamais supprimé, même en l’effaçant.