Vos données et l'assistant

Il agit en votre nom, et rien de plus

L’assistant a exactement vos accès. Il ne voit que les enregistrements et les champs que vous avez le droit de voir, et ne fait que ce que vous avez le droit de faire. Si vous ne pouvez pas supprimer une commande, lui non plus.

Ce qu’il fait est consigné à votre nom, avec la mention que c’est l’assistant qui l’a fait : le journal des événements et l’historique d’un enregistrement indiquent « Anna, via l’assistant ».

Il demande avant toute action importante

L’assistant vous demande de confirmer, sur une carte qui dit exactement ce qui va se passer, avant de :

• ajouter ou modifier un enregistrement dans Live ;
• supprimer quoi que ce soit, comme un enregistrement, ou un champ du modèle de données (la carte indique combien de temps Live conserve les données supprimées) ;
• modifier le modèle de données ou publier dans Live ;
• changer les enregistrements qu’il peut utiliser (pour un Administrator, voir plus bas) ;
• faire quoi que ce soit qui sort de kvyk.ai, comme envoyer une invitation par e-mail.

Rien ne se passe tant que vous n’avez pas choisi Oui. C’est intégré à kvyk.ai, pas laissé à l’assistant : il ne peut pas sauter la question. Il ne la pose que là, une seule fois : jamais d’abord dans la conversation puis à nouveau sur la carte. La lecture, et les modifications des enregistrements de test de Preview, ne demandent pas de confirmation.

S’il peut utiliser les enregistrements

Chaque organisation décide si l’assistant peut utiliser ses enregistrements, à sa création puis plus tard dans les paramètres :

• Oui, de toutes les entités : l’assistant trouve, lit, compte et modifie les enregistrements avec les accès de la personne à qui il parle.
• Oui, de certaines entités : la même chose, mais seulement pour les entités qu’un Administrator a activées, dans Paramètres ou avec L’assistant peut voir ces enregistrements sur la page de l’entité. Interrogé sur une autre entité, l’assistant dit qu’il ne peut pas utiliser ses enregistrements et propose d’ouvrir sa page.
• Non : l’assistant ne voit aucun enregistrement. Il connaît toujours vos entités et vos champs, et aide pour le modèle de données, les rôles et le fonctionnement.

Un fichier que quelqu’un choisit dans la Bibliothèque du chat est envoyé à l’assistant quel que soit votre choix : le choisir, c’est décider de partager ce seul fichier, et seuls les fichiers que cette personne peut ouvrir y figurent.

Seuls les Administrators modifient ce réglage. L’assistant peut le changer pour un Administrator, mais seulement après lui avoir demandé quelles entités ouvrir et que l’Administrator l’a confirmé sur une carte : rien de ce qui est écrit dans un enregistrement ne peut donc ouvrir d’autres enregistrements à lui seul.

Avec Oui, de certaines entités, le journal des événements ne montre à l’assistant que les événements des entités qu’il peut utiliser, et ceux de l’organisation elle-même, comme les membres et les paramètres.

Où vont vos données

Le modèle de langage de l’assistant est DeepSeek V4.1 Flash, exécuté par Mistral, un fournisseur européen, dans l’UE. Rien n’est envoyé à DeepSeek. Ce que l’assistant lit pour vous répondre, comme les enregistrements sur lesquels vous l’interrogez, est envoyé à ce modèle pour produire votre réponse. Les données de votre organisation restent dans l’Union européenne.

Quand l’assistant cherche sur le web, seuls les mots de la recherche quittent kvyk.ai, jamais vos enregistrements. Les recherches passent par le service général de Mistral, qui n’est pas limité à l’UE : elles ne contiennent donc que des termes généraux ou un nom d’entreprise.

Les fichiers que vous envoyez sont conservés par kvyk.ai dans l’UE et analysés par kvyk.ai pour détecter les virus avant que quiconque, l’assistant compris, puisse les lire. Seuls vous et l’assistant, dans cette conversation, pouvez les ouvrir. Leur texte est lu dans kvyk.ai, ou par Mistral dans l’UE pour les documents numérisés, les PDF et les enregistrements.

Combien de temps les conversations sont conservées

Une conversation est conservée jusqu’à 90 jours après sa dernière utilisation, et vous pouvez en supprimer une à tout moment depuis votre liste de conversations. Quand une personne quitte l’organisation, ses conversations dans cette organisation sont supprimées. Les fichiers envoyés dans une conversation sont supprimés avec elle. Un fichier ajouté mais jamais envoyé est supprimé après un jour.