Créer votre organisation

Une organisation, c’est votre entreprise sur kvyk.ai : ses données, ses personnes et sa façon de travailler. La personne qui crée une organisation en devient le premier Administrator.

En créer une

À votre première connexion, kvyk.ai vous emmène directement sur Créez votre organisation. Par la suite, choisissez Nouvelle organisation dans la barre latérale.

Cela se fait en trois étapes courtes. Suivant et Retour permettent de passer de l’une à l’autre, et rien n’est créé avant que vous ayez terminé la dernière.

1. Nom : saisissez le nom de l’organisation, par exemple le nom de votre société, 80 caractères au plus. Pendant la saisie, vous voyez l’adresse web qu’elle recevra, par exemple acme.kvyk.app. Si cette adresse est prise ou réservée à kvyk.ai, vous en voyez la raison et choisissez l’une des trois adresses proposées au plus, ou en saisissez une autre sous Une autre adresse. L’adresse ne vous est attribuée qu’à la création de l’organisation. Si kvyk.ai ne peut pas utiliser un nom, la page en indique tout de suite la raison.

2. Fuseau horaire : choisissez son fuseau horaire. Les jours, semaines et mois des filtres, des rapports et de ses applications le suivent : « aujourd’hui » dans une application est le même jour, où qu’on l’ouvre.

3. Assistant : décidez si l’assistant peut utiliser vos enregistrements :

   • Oui, de toutes les entités : l’assistant peut répondre à des questions sur votre entreprise, par exemple combien d’heures quelqu’un a travaillé la semaine dernière, mais ne voit jamais que ce que la personne qui pose la question a le droit de voir.
   • Oui, de certaines entités : la même chose, mais pour aucune entité au départ. Vous choisissez les entités plus tard, avec L’assistant peut voir ces enregistrements sur la page de chaque entité ou dans les paramètres, ou quand l’assistant vous demande lesquelles ouvrir.
   • Non : l’assistant aide toujours pour le modèle de données, les rôles et le fonctionnement, mais ne voit jamais aucun enregistrement.

   Choisissez ensuite Créer l’organisation. Cette étape indique aussi qu’en créant l’organisation, vous acceptez en son nom les conditions générales, y compris l’accord de traitement des données. Les deux y sont liés, pour que vous puissiez les lire d’abord.

Vous pourrez renommer l’organisation, modifier le réglage de l’assistant et, une fois par an, changer son adresse web plus tard dans les paramètres. Renommer l’organisation ne change pas son adresse web.

Votre nouvelle organisation est livrée avec un petit modèle de données pour démarrer, et elle est prête en quelques secondes. Elle ne contient encore aucun enregistrement.

Si la création échoue, par exemple pendant une mise à jour de kvyk.ai, la page indique ce qui n’a pas fonctionné. Vous pouvez réessayer sans crainte : votre organisation n’est jamais créée deux fois.

Commencer avec l’assistant

Vous pouvez aussi commencer sur la page d’accueil de kvyk.ai, avant d’avoir un compte. Dites à l’assistant ce que fait votre entreprise, ou ce que vous voulez lancer. Il montre ce que kvyk.ai peut faire pour vous et propose une première application : ce que votre personnel ou vos clients pourraient en faire, avec une idée ou deux à ajouter tant qu’on y est. Demandez-lui de changer ce que vous voulez. Rien n’est encore créé.

1. Quand la proposition vous convient, donnez votre adresse e-mail à l’assistant et choisissez Continuer en tant que votre adresse.
2. La page de connexion s’ouvre et vous envoie aussitôt un code et un lien de connexion par e-mail. Elle indique quand l’e-mail est parti, ou pourquoi il n’a pas pu être envoyé ; choisissez alors M’envoyer un lien de connexion pour réessayer. Connectez-vous comme d’habitude.
3. Créez votre organisation s’ouvre avec le nom proposé et le fuseau horaire de votre navigateur remplis. Vérifiez-les et terminez les étapes.
4. Votre organisation s’ouvre avec la conversation dans le panneau de l’assistant, la première application listée. Choisissez Construire cette application et l’assistant la construit avec vous.

Si vous faites déjà partie d’une organisation, la connexion l’ouvre, et le panneau de l’assistant vous demande où poursuivre votre conversation : choisissez l’une de vos organisations, ou Nouvelle organisation pour en créer une à partir de la proposition. La conversation ne va nulle part tant que vous n’avez pas choisi.

Avant de vous connecter, vous pouvez envoyer 15 messages ; quand il en reste 3, le chat les décompte. La conversation reste uniquement dans ce navigateur, et vous suit quelle que soit la façon dont vous vous y connectez ou créez votre compte, dans un délai d’un jour. Recommencer l’oublie. Une conversation que vous n’emportez pas est supprimée un jour après son dernier message.

Quand les conditions changent

Quand kvyk.ai modifie ses conditions générales, les Administrators sont prévenus par e-mail au moins 30 jours à l’avance. Dès que la nouvelle version s’applique, le premier Administrator qui ouvre l’organisation dans le tableau de bord voit Acceptez les conditions pour votre organisation, avec des liens vers les conditions et l’accord de traitement des données. Accepter pour votre organisation les accepte en son nom.

Tant qu’aucun Administrator ne l’a fait, personne ne peut utiliser l’organisation dans le tableau de bord. Les autres personnes qui l’ouvrent voient qu’elle attend un Administrator, avec les noms de ses Administrators, et peuvent aller à Toutes les organisations ou se déconnecter. Les apps de l’organisation continuent de fonctionner pour tout le monde entre-temps.

Pendant 30 jours après que la nouvelle version s’applique, les conditions qui s’appliquaient auparavant continuent de s’appliquer à l’organisation, et la demande indique jusqu’à quel jour. Ses Administrators reçoivent un rappel par e-mail 7 et 23 jours après. Si personne ne les accepte et qu’il n’est pas mis fin à l’organisation dans ces 30 jours, la poursuite de son utilisation vaut acceptation de la nouvelle version ; le tableau de bord continue de la demander jusqu’à ce qu’un Administrator l’accepte.

Si vous n’êtes pas d’accord avec les nouvelles conditions, choisissez Mettre fin à l’organisation à la place. La confirmation est la même que pour y mettre fin dans les Paramètres.

Plusieurs organisations

Vous pouvez appartenir à plusieurs organisations, par exemple votre propre entreprise et une autre que vous aidez. Chacune a ses propres données, personnes et paramètres : rien n’est partagé entre elles.

• Le menu de l’organisation, en haut de la barre latérale, permet de passer de l’une à l’autre : tapez pour trouver une organisation dans la liste.
• Toutes les organisations liste toutes celles auxquelles vous appartenez, avec votre rôle dans chacune.
• Chaque organisation a une adresse web, par exemple acme.kvyk.app. Son nom court dans cette adresse, le slug, figure dans Paramètres. Un Administrator peut la changer une fois par an ; l’ancienne adresse continue de mener à la nouvelle.

Étapes suivantes

• Construire votre modèle de données : décidez de ce que vous suivez.
• Inviter des personnes : faites venir votre équipe.