Propriétaires et partage

Les rôles de données décident des accès pour des groupes entiers d’enregistrements. Les propriétaires et le partage s’occupent de l’enregistrement individuel.

Propriétaires

Chaque enregistrement a un propriétaire : la personne qui l’a ajouté, sauf s’il a été ajouté pour quelqu’un d’autre ou donné à quelqu’un d’autre. Un enregistrement appartient au département de son propriétaire, et c’est ce que veulent dire Ses enregistrements et Son département dans un rôle de données.

La page de l’enregistrement indique son propriétaire. Pour le donner à quelqu’un d’autre, choisissez Changer de propriétaire et cherchez la personne par son nom : un membre de votre personnel ou un client, chacun affiché avec ce qu’il est, comme Ben (personnel) ou Bea (client). Il vous faut pour cela le droit Attribuer sur cet enregistrement, et le nouveau propriétaire doit pouvoir voir ce type d’enregistrement. Un enregistrement que vous donnez à un client n’appartient à aucun département.

Vos apps peuvent aussi montrer le propriétaire d’un enregistrement, par son nom. Seule une personne qui peut voir l’enregistrement voit à qui il est, et seulement le nom, jamais une adresse e-mail. Une personne qui a quitté l’organisation apparaît comme Un ancien membre, et une personne dont le compte a été supprimé comme Compte supprimé. Le nom d’un client n’apparaît qu’à qui peut voir ce client ; sinon on lit Un client. Les clients ne voient jamais le propriétaire d’un enregistrement.

Dans une app, un membre peut aussi choisir une personne par son nom, par exemple pour lui donner un service ou pour ne voir que ses enregistrements. L’app trouve la personne pendant que vous tapez, parmi les membres et les clients de l’organisation réunis (votre personnel et, par exemple, les bénévoles que vous avez invités), et ne montre que son nom, jamais une adresse e-mail. Une app peut aussi s’en tenir au personnel, ou aux clients. Donner un enregistrement à quelqu’un dans une app suit les mêmes règles que Changer de propriétaire : il vous faut le droit Attribuer, et le nouveau propriétaire, membre ou client, doit pouvoir voir ce type d’enregistrement. Les clients ne peuvent choisir personne d’autre : une app ne montre à un client que son propre nom.

Quand un membre est retiré, ses enregistrements vont à la personne que vous choisissez : aucun ne reste sans propriétaire.

Partager un enregistrement

Partager donne à une personne l’accès à un enregistrement, même au-delà de ce que ses rôles permettent, par exemple pour laisser un collègue d’un autre département modifier une commande.

1. Ouvrez l’enregistrement et allez à la partie de partage, par exemple Partager cet enregistrement product.
2. Choisissez la personne et ce qu’elle peut faire : Lire, Lire et modifier ou Lire, modifier et supprimer.
3. Choisissez Partager. Elle peut maintenant trouver et ouvrir l’enregistrement.

Vous pouvez aussi partager un enregistrement avec une personne dont les rôles ne lui montrent pas du tout ce type d’enregistrement, par exemple un contrat avec un collègue qui ne travaille jamais avec des contrats. Elle peut lire cet enregistrement, mais aucun autre de ce type, et elle ne peut ni le modifier ni le supprimer. Elle voit les champs que montre chaque rôle qui peut le partager ; le formulaire de partage nomme les champs qu’elle ne verra pas. Sous Données, ce type d’enregistrement n’apparaît pour elle que tant que quelque chose lui en est partagé. Pour qu’elle puisse le modifier, donnez-lui un rôle qui lui permet de modifier au moins ses propres enregistrements de ce type.

Il vous faut le droit Partager sur cet enregistrement.

La même liste montre toutes les personnes avec qui l’enregistrement est partagé, qui l’a partagé et quand. Choisissez Supprimer à côté d’une personne et confirmez pour ne plus partager avec elle.

Les partages et les changements de propriétaire apparaissent dans l’historique de l’enregistrement et dans le journal des événements.