Comment vos clients se connectent à vos applications

Vos clients se connectent aux applications publiques de votre organisation, jamais au tableau de bord. Ils le font sur la page de connexion de l’application, à l’adresse propre de l’application, qui affiche le nom, le logo et la couleur de votre organisation. Vous réglez le logo et la couleur sous Paramètres.

Une application est publique quand son public est Toute personne qui a son adresse. Voir Choisir qui peut ouvrir une application.

Dans la langue de votre client

La page de connexion et les e-mails que reçoivent vos clients sont en anglais, en néerlandais ou en français. La page s’ouvre dans la langue du navigateur du client, ou en anglais si c’est une autre langue. En bas de la page, il peut en choisir une autre, que la page retient ensuite.

L’e-mail de connexion est dans la langue de la page que le client a utilisée, et cette langue devient la sienne. Une invitation est dans la langue que vous choisissez en l’envoyant.

Ci-dessous, les boutons et les titres sont ceux que la page affiche en français.

Se connecter avec un code

1. Sur la page de connexion de l’application, le client saisit son adresse e-mail et choisit M’envoyer un code de connexion.
2. Il reçoit un e-mail au nom de votre organisation, avec un code à six chiffres et un lien. Les réponses vont à votre adresse de réponse, si vous en avez réglé une.
3. Sur Consultez votre boîte de réception, il saisit le code sous Code de connexion et choisit Se connecter. Ou il utilise le lien de l’e-mail et choisit Continuer vers l’application.

Le code et le lien fonctionnent une fois, pour une connexion, et expirent après 15 minutes. Il n’y a pas de mot de passe.

La page ne révèle à personne si une adresse appartient à un client : quiconque saisit une adresse voit Consultez votre boîte de réception, mais seuls vos clients reçoivent un code. Les autres reçoivent un e-mail au nom de votre organisation, dans la langue de la page, qui leur dit quoi faire à la place :

• Pas encore de compte, quand l’application permet à chacun de créer un compte : un bouton Créer un compte.
• Pas d’accès, quand l’application ne permet pas de créer un compte : l’adresse n’a pas accès à l’application, et la personne peut le demander à votre organisation.
• L’adresse d’un membre, ou une adresse que vous avez invitée à rejoindre votre organisation : un bouton qui la connecte avec kvyk.

Ces e-mails comptent dans les mêmes limites qu’un code, ci-dessous.

Les membres sur une application publique

Sous le champ e-mail, une application publique affiche Membre de votre organisation ? avec le bouton Se connecter avec kvyk. Les membres y utilisent leur compte kvyk.ai, en un clic s’ils sont déjà connectés au tableau de bord. Une application réservée aux membres n’affiche rien d’autre.

Une seule connexion pour toutes vos applications

Un client connecté à l’une de vos applications publiques est aussi connecté à vos autres applications publiques : il les ouvre sans se reconnecter. Cela ne vaut qu’au sein de votre organisation : un client de deux organisations se connecte séparément aux applications de chacune. Sur un domaine à vous, un client se connecte une fois sur ce domaine et y reste.

Se déconnecter de l’une de vos applications déconnecte le client de toutes. Sans déconnexion, il reste connecté jusqu’à 30 jours.

Laisser les visiteurs créer un compte

Quand le public d’une application permet à tout le monde de créer un compte, sa page de connexion affiche Première visite ? Créer un compte. Le visiteur saisit son nom et son adresse e-mail, accepte votre déclaration de confidentialité (la page y renvoie) et choisit Créer mon compte.

Il ne devient client qu’après avoir prouvé son adresse avec le code ou le lien de l’e-mail. Il figure alors sur votre page Personnes, avec un enregistrement dans votre entité Customers, et son consentement est enregistré : quand il a accepté, les mots qu’il a acceptés dans la langue où il les a lus, et votre lien de confidentialité à ce moment-là.

Une adresse qui appartient à un membre de votre organisation ne peut pas devenir cliente : cette personne reçoit un e-mail avec un bouton qui la connecte avec kvyk.

Tant que kvyk.ai n’est pas ouvert à tous, un visiteur ne peut créer lui-même un compte que si kvyk.ai a admis son adresse. Les autres apprennent que kvyk.ai n’est pas encore ouvert et qu’ils peuvent vous demander une invitation. Les clients que vous ajoutez ou invitez, et ceux qui ont déjà un compte, se connectent comme d’habitude.

Inviter un client à une application

1. Ouvrez Personnes, puis le client.
2. Sous Inviter à une application, choisissez l’une de vos applications publiques et la Langue de l’e-mail, puis choisissez Envoyer l’invitation. La langue est d’abord celle que le client a utilisée en dernier, ou l’anglais.

Le client reçoit l’e-mail « Votre organisation vous invite à rejoindre l’application », avec un bouton qui le connecte. Il fonctionne une fois, dans les sept jours ; ensuite, il ouvre l’application et se connecte avec son adresse.

Une application peut aussi inviter des clients, pour le membre qui l’utilise : par exemple un formulaire où le personnel ajoute un hôte. Cela fonctionne quand les rôles de données du membre lui permettent d’ajouter des clients. Une personne nouvelle est alors ajoutée comme cliente.

Le consentement à la première connexion

Un client que vous avez ajouté sur la page Personnes, ou invité à une application, n’a pas encore accepté lui-même votre déclaration de confidentialité. La première fois qu’il se connecte, après le code ou le lien, la page Avant d’ouvrir l’application le lui demande. Elle affiche les mêmes mots que lors de la création d’un compte, avec un lien vers votre déclaration de confidentialité. Il coche la case et choisit Continuer vers l’application.

Son consentement est enregistré comme pour un compte qu’il crée lui-même : quand il a accepté, les mots qu’il a acceptés dans la langue où il les a lus, et votre lien de confidentialité à ce moment-là. Les champs Consent et Consent given at de son enregistrement sont remplis aussi. La question n’est posée qu’une fois, et sans cocher la case, il n’entre pas.

Cette étape n’apparaît que si vous avez défini une déclaration de confidentialité dans les paramètres. Sans elle, les clients que vous avez ajoutés ou invités se connectent directement.

Des limites qui protègent la connexion

• Un nouveau code est envoyé au plus une fois par minute pour la même adresse, tout comme un e-mail qui dit quoi faire à la place.
• Un client peut demander cinq codes en 15 minutes, dix en une heure et trente en un jour. Au-delà, la page de connexion indique combien de temps attendre avant de réessayer.
• Cinq codes erronés bloquent ce code. Dix codes erronés en une heure bloquent les codes de cette adresse pendant une heure. Le lien de l’e-mail fonctionne toujours.
• Quand un très grand nombre d’e-mails partent en même temps pour votre organisation, l’envoi fait une pause.

Ce que voient les clients

Les clients qui se connectent ne voient et ne modifient que ce que permettent les rôles de données que vous leur donnez : en général leurs propres enregistrements et ceux qui leur sont liés, comme leurs commandes, et seulement les champs que le rôle leur montre. Un client qui crée son compte commence avec vos rôles de données des nouveaux clients. Sans rôle de données, ils ne voient aucun de vos enregistrements.

Les clients qui retirent leur consentement

Chaque application a une page de compte, que votre application peut ouvrir pour la personne connectée. Un client y voit sous quel nom il est connecté et les appareils sur lesquels il reste connecté, et sur une application publique peut choisir Retirer mon consentement. La question lui est posée une dernière fois, puis il est immédiatement déconnecté de toutes les applications de votre organisation, sur chaque appareil. Voir Vos applications sur un téléphone pour rester connecté. Voir Clients pour ce que vous voyez.

Pour se reconnecter, il demande un code comme d’habitude. Après le code ou le lien, la page lui demande d’accepter de nouveau votre déclaration de confidentialité ; une fois accepté, il est connecté.

Retirer ou effacer un client

Quand vous retirez ou effacez un client sur la page People, il est déconnecté de toutes les applications en quelques secondes et ne peut plus se connecter. Voir Clients.