Approbations et notifications

Une automatisation peut s’arrêter et demander à quelqu’un de décider, par exemple Accepter cette grosse commande ?, ou simplement signaler quelque chose à quelqu’un, par exemple Une nouvelle commande est arrivée. Les deux atteignent les personnes dans le tableau de bord, quel que soit leur rôle : une automatisation peut demander à ou notifier un membre, tous ceux qui ont un rôle, ou la personne indiquée dans un champ de l’enregistrement, comme le chargé de compte.

En bas du menu, juste au-dessus de votre nom, se trouvent deux liens, chacun avec un nombre :

• Approbations : ce qui attend votre réponse ;
• Notifications : ce que les automatisations vous ont signalé et que vous n’avez pas encore lu.

Sur un téléphone, le bouton du menu affiche un nombre quand quelque chose de nouveau vous attend, comme pour une nouvelle réponse de l’assistant.

Approbations

Quand une automatisation demande votre approbation, la demande s’affiche dans Approbations, et vous recevez une notification et un e-mail comme Grandes commandes demande votre approbation, avec Ouvrir vos approbations. L’exécution attend que quelqu’un réponde.

Chaque approbation montre la question, quelle automatisation l’a posée et quand, l’enregistrement concerné et la date limite (Répondez avant le). Ajoutez un Commentaire si vous le souhaitez : il est facultatif, l’automatisation peut l’utiliser, et il est conservé avec l’exécution. Choisissez ensuite Approuver ou Refuser. L’exécution continue aussitôt, par le chemin qui correspond à votre réponse.

Quand plusieurs personnes sont sollicitées, la première réponse compte. Si personne ne répond à temps, l’étape échoue : l’automatisation prend son chemin Si cela échoue, par exemple pour relancer quelqu’un, sinon l’exécution échoue.

Un Administrator voit aussi dans Approbations chaque adresse externe que l’application d’un Builder demande à appeler sur Live, avec l’application, l’adresse, la raison et le service autorisé par lequel elle passe. Approuver permet à l’application de l’appeler sur Live (remplissez le nom, le destinataire et la finalité du service s’il n’existe pas encore) ; Refuser la laisse bloquée. Voir Services externes.

Un Administrator voit aussi ce qu’attendent les modifications d’un Builder :

• Modifications de rôles : quand un Builder publie des modifications qui permettent aux personnes ayant un rôle d’en faire plus sur Live, les Administrators sont sollicités et reçoivent un e-mail. La carte nomme les rôles, chacun avec un lien vers son rôle, dit en mots simples ce que des personnes pourraient faire de plus, comme Les personnes avec Staff lisent maintenant toutes les Factures, et qui l’a demandé. Approuver laisse passer la prochaine publication de ces modifications, quelle que soit la personne qui publie ; Refuser les tient hors de Live. Voir Rôles et accès.
• Étapes de rôle : quand un Builder enregistre une automatisation avec une étape Donner un rôle ou Retirer un rôle que personne n’a approuvée, les Administrators sont sollicités et reçoivent un e-mail. La carte nomme l’automatisation, le rôle et ce que fait l’étape, en nommant la personne en mots. Approuver approuve l’étape pour ce rôle et cette personne, comme la case de l’étape, pour que l’automatisation puisse être publiée. Voir Donner ou retirer un rôle de données.

Si les modifications ou l’étape changent avant qu’une personne ne réponde, l’approbation expire et une nouvelle demande la reprend telle qu’elle est maintenant.

Sous les approbations ouvertes, Répondues et expirées liste les approbations déjà répondues ou expirées, chacune avec son objet et son résultat.

Notifications

Notifications liste ce que les automatisations vous ont signalé, les plus récentes d’abord, avec l’automatisation d’où cela vient. Les nouvelles sont marquées Non lue. Ouvrir l’enregistrement vous emmène à l’enregistrement concerné, et Marquer comme lue la retire du nombre.

Dans Preview

Dans Preview, les approbations et les notifications sont enregistrées avec l’exécution au lieu d’atteindre quelqu’un : elles figurent sous Ce qui se serait passé sur la page de l’exécution. Une exécution de test répond elle-même à ses approbations, elle va donc jusqu’au bout sans attendre.